ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC  NGÔ LAN PHƯƠNG CÔNG TÁC BỔ SUNG TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN ĐẠI HỌC CHUYÊN NGÀNH KHOA HỌC XÃ HỘI TRÊN ĐỊA BÀN TP. HCM TRONG SỰ BIẾN ĐỘNG CỦA THỊ TRƯỜNG XUẤT BẢN PHẨM TỪ NĂM 2004 ĐẾN NAY LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH : KHOA HỌC THƯ VIỆN MÃ SỐ: 60.32.20 HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: ThS. NGUYỄN THỊ BẮC TP. HỒ CHÍ MINH – Năm 2009 1 LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến các Thầy, Cô đã giảng dạy những kiến thức cho tôi trong thời gian học tại Khoa Thư viện - Thông tin học trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Đặc biệt, tôi xin cảm ơn ThS. Nguyễn Thị Bắc đã tận tình hướng dẫn để tôi hoàn thành luận văn này. Cảm ơn Ban giám đốc và nhân viên thư viện các Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Văn hóa, Trường Đại học Sư phạm, Trường Đại học Kinh tế và Trường Đại học Luật Tp. HCM đã giúp đỡ, tạo kiện kiện thuận lợi để tôi thực hiện luận văn. Xin cảm ơn tất cả quý Thầy, Cô và các đồng nghiệp tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã động viên, hỗ trợ tôi trong quá trình học tập và hoàn thành luận văn này 1 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là quá trình nghiên cứu của riêng tôi và chưa công bố ở công trình nào khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của luận văn cũng như các số liệu, trích dẫn liên quan đến nội dung luận văn. 2 DANH MỤC NHỮNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN  CNTT: Công nghệ thông tin  CTXH: Chính trị - Xã hội  ĐHQG-HCM: Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh  ĐH: Đại học  KHKT: Khoa học kỹ thuật  KHXH&NV: Khoa học Xã hội và Nhân văn  KHXH: Khoa học Xã hội  NLTT: Nguồn lực thông tin  NXB: Nhà xuất bản  TP.HCM: Thành phố Hồ Chí Minh  TT: Thông tin  TV: Thư viện  XBP: Xuất bản phẩm  XB: Xuất bản 3 MỤC LỤC MỤC LỤC ..................................................................................................... 4 PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................ 7 CHƯƠNG 1 VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC BỔ SUNG VÀ XUẤT BẢN .... 12 1.1.Vai trò của công tác bổ sung tài liệu ............................................... 12 1.1.1. Một số thuật ngữ......................................................................... 12 1.1.1.1. Tài liệu..................................................................................... 12 1.1.1.2 Vốn tài liệu ............................................................................... 15 1.1.1.3. Nguồn lực thông tin ................................................................. 20 1.1.2. Xây dựng và phát triển vốn tài liệu ............................................. 22 1.1.2.1. Xây dựng vốn tài liệu............................................................... 22 1.1.2.2. Bổ sung vốn tài liệu ................................................................. 23 1.1.3. Tầm quan trọng của bổ sung vốn tài liệu thư viện trong các trường đại học .................................................................. 28 1.1.3.1. Tầm quan trọng của tài liệu, vốn tài liệu trên bình diện quốc gia ........................................................................................... 28 1.1.3.2. Tầm quan trọng của tài liệu, vốn tài liệu trên bình diện một thư viện..................................................................................... 28 1.1.3.3. Tầm quan trọng của vốn tài liệu trong trường đại học .............. 29 1.2. Xuất bản và quan hệ của xuất bản với công tác bổ sung của thư viện ........................................................................................................ 32 1.2.1 Bản chất của xuất bản .................................................................. 32 1.2.1.1 Các khái niệm ........................................................................... 32 1.2.1.2. Vị trí của xuất bản trong đời sống xã hội ................................. 33 1.2.2. Vai trò của xuất bản trong đời sống xã hội.................................. 34 1.2.3. Chức năng của xuất bản.............................................................. 36 1.2.3.1. Chức năng thông tin đại chúng ................................................ 36 1.2.3.2. Chức năng giáo dục ................................................................. 36 1.2.3.3. Chức năng bảo tồn văn hóa dân tộc và giao lưu quốc tế ........... 37 1.2.3.4. Chức năng công tác tư tưởng ................................................... 37 1.3. Mối quan hệ giữa thư viện với các nhà xuất bản trong công tác bổ sung vốn tài liệu............................................................ 38 1.4. Sự tác động của thị trường xuất bản đến công tác bổ sung tại các thư viện trường đại học thuộc chuyên ngành khoa học xã hội.... 39 4 CHƯƠNG 2. HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC BỔ SUNG TÀI LIỆU CỦA CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC CHUYÊN NGÀNH KHXH TRONG MÔI TRƯỜNG XUẤT BẢN HIỆN NAY ............................................................................. 41 2.1. Thị trường xuất bản sách chính trị xã hội ở nước ta hiện nay ......... 41 2.2. Hiện trạng công tác bổ sung của thư viện các trường đại học chuyên ngành khoa học xã hội trên địa bàn TP.HCM ...................... 47 2.2.1. Giới thiệu về các Thư viện đại học chuyên ngành khoa học xã hội trên địa bàn TP.HCM ............................................. 47 2.2.1.1. Thư viện Đại học Sư phạm ...................................................... 47 2.2.1.2. Thư viện trường Đại học Văn hóa TP.HCM ............................ 48 2.2.1.3. Thư viện Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn ..................... 49 2.2.1.4. Thư viện Đại học Luật TP.HCM.............................................. 50 2.2.1.5. Thư viện Đại học Kinh tế......................................................... 51 2.2.2. Thực trạng công tác bổ sung tài liệu tại các thư viện đại học ...... 52 2.2.2.1. Người dùng tin và nhu cầu thông tin của người dùng tại các thư viện trường đại học ......................................................... 52 2.2.2.2. Tổ chức công tác bổ sung ở 5 trường đại học nhóm ngành khoa học xã hội ........................................................... 57 2.2.3. Nghiệp vụ bổ sung ...................................................................... 74 2.3. Nhận xét, đánh giá ......................................................................... 76 2.3.1. Ưu điểm...................................................................................... 76 2.3.2. Nhược điểm ................................................................................ 78 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG BỔ SUNG VỐN TÀI LIỆU CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC KHỐI NGÀNH KHXH TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH.................................................................................... 82 3.1. Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng xuất bản – phát hành mảng sách chính trị - xã hội ............................................................. 82 3.1.1. Nâng cao toàn diện chất lượng các xuất bản phẩm chính trị - xã hội .............................................................................. 82 3.1.2 Tăng cường sự phối hợp giữa các nhà xuất bản với các cơ quan nghiên cứu và giảng dạy lý luận chính trị trong các trường đại học và các học viện để làm sách chính trị - xã hội. ................................ 86 3.1.3 Đa dạng hóa các hình thức phát hành và tuyên truyền sách chính trị - xã hội .............................................................................. 87 3.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin để đẩy mạnh xuất bản trên mạng Internet............................................................................ 89 5 3.2 Nhóm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng bổ sung của các thư viện đại học khối ngành khoa học xã hội ................................... 91 3.2.1. Xây dựng hoàn chỉnh chính sách bổ sung của các thư viện ......... 94 3.2.2 Tăng cường kinh phí bổ sung....................................................... 99 3.2.3 Chia sẻ thông tin tài liệu. ........................................................... 100 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin để khai thác tài liệu trong và ngoài nước. ...................................................................... 105 3.2.5 Phát triển vốn tư liệu số hóa – tài liệu điện tử ............................ 106 3.2.6 Nâng cao trình độ những cán bộ làm công tác phát triển nguồn lực thông tin ........................................................................ 108 KẾT LUẬN................................................................................................ 110 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 112 PHỤ LỤC .................................................................................................. 119 Phụ lục 1. Chỉ thị số 42-CT/TW, ngày 25 tháng 8 năm 2004 của Ban Bí thư về nâng cao chất lượng toàn diện của hoạt động xuất bản ... 119 Phụ lục 2. Chính sách bổ sung của của một thư viện........................... 128 Thư viện Trường Đại học Văn hóa Thành phố Hồ Chí Minh.............. 128 Thư viện Trường Đại học KHXH&NV, ĐHQG-HCM ....................... 140 6 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Công tác bổ sung tài liệu trong thư viện là một trong những công tác quan trọng đối với hoạt động của thư viện. Chính hoạt động này quyết định chất lượng của quá trình xây dựng và phát triển NLTT của thư viện và có ảnh hưởng đến mọi công tác khác trong hoạt động của thư viện. Hiệu quả phục vụ người sử dụng phụ thuộc rất nhiều vào công tác bổ sung. Thị trường XBP Việt Nam năm 2004 có những biến động đáng kể sau khi Việt Nam gia nhập công ước Bern và tại kỳ họp thứ 6, Quốc hội khóa XI đã thông qua luật xuất bản (sửa đổi). Hơn nữa thị trường XBP trong nước đã trở nên sôi động hơn với sự tham gia của nhiều thành phần kể cả trong nước lẫn ngoài nước, tạo nên một thị trường XBP chuyển từ cơ chế độc quyền sang thị trường cạnh tranh gây nên những biến động về giá cả, về chất lượng và số lượng các XBP. Chính những điều đó đã ảnh hưởng không nhỏ đến công tác bổ sung tài liệu của các TV ĐH khi cân đối giữa khả năng bổ sung và nhu cầu bổ sung, giữa các loại hình XBP truyền thống và XBP điện tử, giữa tài liệu quốc văn và tài liệu ngoại văn trong hoàn cảnh ngân sách TV chỉ có giới hạn. TP.HCM – một địa bàn kinh tế quan trọng, một trong những trung tâm chính trị, văn hóa của cả nước. Nhu cầu về sách báo, tài liệu cho nghiên cứu, học tập và phục vụ đời sống của nhân dân thành phố đòi hỏi hoạt động thông tin – TV phải có những biện pháp thích ứng phù hợp với thời kỳ đổi mới đất nước. TV các trường ĐH luôn giữ vai trò nòng cốt trong hoạt động đào tạo và cung ứng nguồn nhân lực cho trình độ cao cho thành phố và các tỉnh, thành khu vực phía Nam. Hiện nay, tình hình biến động của thị trường XBP đang diễn ra mạnh mẽ đòi hỏi TV ĐH phải thích ứng và đẩy mạnh hoạt động của mình, đặc biệt là công tác bổ sung tài liệu. Với những lý do như vậy, tôi chọn đề tài “CÔNG TÁC BỔ SUNG TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN ĐẠI HỌC CHUYÊN NGÀNH KHXH TRÊN ĐỊA BÀN TP. HCM TRONG SỰ BIẾN ĐỘNG CỦA THỊ TRƯỜNG XUẤT BẢN PHẨM TỪ NĂM 2004 ĐẾN NAY” làm đề tài luận văn tốt nghiệp cao học của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 7 Từ trước đến nay, hoạt động TV ở các trường đại học đã được nghiên cứu nhiều, tuy nhiên nghiên cứu về chính sách bổ sung tài liệu trong các trường ĐH trên phạm vi cả nước cũng như trên địa bàn Tp. HCM ít được chú trọng. Điều này thể hiện qua số lượng công trình nghiên cứu viết về vấn đề này Về mặt lý luận chưa có giáo trình chính thức, chỉ có một số tài ít tài liệu đề cập đến như: “Tổ chức kho tài liệu thư viện” của Bạch Thị Thu Hiền; “Về công tác thư viện” của Nguyễn Hữu Giới; “Đăng ký tài sản thư viện” của Đào Hoàng Thúy; “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” của Dương Văn Khảm; “Cẩm nang nghề thư viện” của Lê Văn Viết; các bài viết “Thư viện Hải Dương với công tác bổ sung và phục vụ tài liệu địa chí quý hiếm” của Phạm Thị Lan (Tập san thư viện. Số 3, 2003); “Mối quan hệ giữa ngành thư viện và ngành xuất bản trong nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN ở Việt Nam” của Nguyễn Hữu Giới (Tập san thư viện. Số 4, 2003); “Một số vấn đề về mối liên hệ giữa nhà xuất bản, nhà phát hành và thư viện, nhìn từ góc độ tin học hóa công tác bổ sung vốn tài liệu” của Nguyễn Văn Hành (Tập san thư viện. Số 2, 2004)… Về mặt thực tiễn có một số công trình nghiên cứu khoa học sau: “Xây dựng vốn tài liệu đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy, học tập tại phân viện Hà Nội, học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh” của Nông Thị Phương; “Phối hợp bổ sung giữa các thư viện chủ chốt trên địa bàn TP.HCM” của Phạm Thị Minh Tâm; “Tăng cường công tác bổ sung tư liệu khoa học tại Trung tâm tư liệu thuộc Trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia” của Nguyễn Thị Như Tùng; “Công tác bổ sung tài liệu tiếng Việt của Viện thông tin khoa học xã hội – Trung tâm khoa học xã hội và nhân văn quốc gia” của Bùi Thị Thái; “Nghiên cứu xây dựng hệ quản trị cơ sở dữ liệu bổ sung trao đổi tại thư viện Quốc gia Việt Nam” của Nguyễn Trọng Phượng; “Quản lý nhà nước đối với hoạt động phát hành xuất bản phẩm ở tỉnh Hà Tĩnh hiện nay” của Kiều Bá Hùng… Tuy nhiên, những công trình trên chỉ dừng lại ở mức độ nghiên cứu cục bộ ở từng cơ quan, từng một khía cạnh cụ thể của vấn đề, thiếu tính bao quát. Vì vậy, đề tài sẽ góp phần làm sáng tỏ vấn đề bổ sung hiện nay của các thư viện đại học chuyên ngành KHXH trên địa bàn Tp.HCM. 3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu: 8 3.1 Mục tiêu nghiên cứu: Đề tài khảo sát, phân tích và đánh giá sự tác động của thị trường XBP đối với công tác bổ sung tài liệu của TV ĐH chuyên ngành KHXH trên địa bàn TP.HCM từ năm 2004 đến nay. Từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện công tác bổ sung hiện có cũng như hướng bổ sung tài liệu trong tương lai. 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát, phân tích và so sánh công tác bổ sung tài liệu của TV ĐH chuyên ngành KHXH ở TP.HCM. Đánh giá chất lượng, hiệu quả công tác bổ sung và làm rõ mối quan hệ giữa bổ sung với tình hình biến động của thị trường XBP hiện nay. Đưa ra giải pháp hoàn thiện công tác bổ sung hiện có cũng như hướng bổ sung tài liệu trong tương lai. 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: 4.1 Đối tượng nghiên cứu: Thị trường XBP và công tác bổ sung tài liệu của TV ĐH chuyên ngành KHXH ở TP.HCM. 4.2 Phạm vi nghiên cứu: TV của các trường ĐH chuyên ngành KHXH ở TP.HCM: ĐH KHXH&NV, ĐH Kinh Tế, ĐH Luật, ĐH Văn hóa, ĐH Sư Phạm 5. Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng hệ thống phương pháp nghiên cứu khoa học áp dụng trong lĩnh vực TV thông tin như:  Phương pháp nghiên cứu tài liệu  Phương pháp điều tra, khảo sát 9  Phương pháp thống kê số liệu  Phương pháp phân tích, tổng hợp 6. Hướng tiếp cận tư liệu: Quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu sẽ sử dụng hướng tiếp cận tư liệu chính sau đây: - Nghiên cứu những công trình nghiên cứu khoa học, những đề tài luận văn sau đại học và những bài viết về thị trường XBP và công tác bổ sung tài liệu để phân tích, tổng hợp và xây dựng cơ sở lý luận cho vấn đề nghiên cứu. - Tiến hành khảo sát, nghiên cứu thực tế tại TV ĐH chuyên ngành KHXH ở TP.HCM để thu thập dữ kiện phục vụ cho vấn đề nghiên cứu. 7. Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài: 7.1 Ý nghĩa khoa học: Việc thực hiện công trình nghiên cứu này sẽ đem lại nhận thức sâu sắc hơn về vai trò, ý nghĩa của công tác bổ sung tài liệu cũng như sự tác động của thị trường XBP đến TV và cơ quan thông tin. 7.2 Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu đạt được sẽ góp phần giúp cho TV ĐH chuyên ngành KHXH ở TP.HCM đánh giá đúng thực trạng công tác bổ sung tài liệu của mình từ đó có giải pháp hoàn thiện công tác bổ sung hiện có và xây dựng hướng phát triển công tác bổ sung tài liệu phù hợp với chiến lược phát triển của TV cũng như tình hình biến động của thị trường XBP trong tương lai. Công trình nghiên cứu sẽ cung cấp tư liệu, làm phong phú thêm cho quá trình nghiên cứu, giảng dạy, học tập trong lĩnh vực thông tin – thư viện. 8. Kết cấu của luận văn: 10 Luận văn được bố cục thành ba chương: Chương 1. Vai trò của công tác bổ sung và xuất bản Chương 2. Hiện trạng công tác bổ sung tài liệu của các thư viện đại học chuyên ngành khoa học xã hội trong môi trường xuất bản hiện nay. Chương 3. Giải pháp nâng cao chất lượng bổ sung vốn tài liệu các thư viện đại học khối ngành khoa học xã hội tại Thành phố Hồ Chí Minh. 11 CHƯƠNG 1 VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC BỔ SUNG VÀ XUẤT BẢN 1.1.Vai trò của công tác bổ sung tài liệu 1.1.1. Một số thuật ngữ 1.1.1.1. Tài liệu TV, với chức năng cơ bản là thu thập, lựa chọn, lưu giữ tài liệu, phổ biến tri thức, thông tin của nhân loại. Do đó có thể nói TV là một thiết chế văn hóa, cơ quan thông tin, cơ quan giáo dục ngoài trường, là nơi đảm bảo cho việc tổ chức sử dụng vốn tài liệu một cách hợp lý và tiết kiệm nhất, đáp ứng nhu cầu về thông tin của bạn đọc. Nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển TV cho thấy sự xuất hiện của TV là do điều kiện xã hội nhất định, với những tiền đề nhất định và điều kiện tiên quyết là phải có tài liệu. Trong quá trình phát triển, với mong muốn giữ gìn và để lưu truyền kinh nghiệm, tri thức cho các thế hệ sau, trong từng giai đoạn, loài người đã tìm ra những vật chất thích hợp để lưu giữ thông tin như đất sét, đá, đồng, giấy papirut, mai rùa, da, xương thú, vỏ cây, gỗ, tre, lá cọ, lụa, giấy và ngày nay là các vật mang tin hiện đại, như đĩa từ, đĩa quang học (CD, VCD, DVD). Tất cả những vật chất có lưu giữ thông tin đó được gọi chung là tài liệu. Vậy tài liệu là gì? Có nhiều định nghĩa khác nhau về tài liệu: Ngay từ những năm 1970, Nguyễn Hùng Cường đã đưa ra định nghĩa về tài liệu: “Tài liệu là bất cứ thứ gì dùng để ghi chép, chuyển đạt và lưu lại một kỷ niệm của một đồ vật hoặc để trình bày vật đó dưới mọi hình thức ngõ hầu dùng cho việc nghiên cứu về sau. Sách, tạp chí, nhật báo, thư tín, ấn phẩm đủ dạng, 12 bản đồ, hoành đồ, thống kê, bảng nhất lãm, hình ảnh, tranh vẽ, giản đồ đều là tài liệu”. Có 3 loại, tài liệu thủ bản, ấn loát và tài liệu dạng khác [29, Tr.12]. Trong Cẩm nang nghề TV, TS. Lê Văn Viết đã được đưa ra một định nghĩa khác cụ thể hơn về tài liệu: “Tài liệu là vật thể mang tin trên đó ghi những thông tin (tin tức, số liệu, dữ kiện, khái niệm, tri thức là những gì đưa đến sự hiểu biết về sự vật, hiện tượng của thiên nhiên) dưới dạng chính văn, âm thanh, hình ảnh dùng để chuyển đạt trong thời gian, không gian, nhằm mục đích bảo quản và sử dụng”[21, Tr.118]. Theo luật lưu chiểu và luật TV Australia (1998), Tài liệu được định nghĩa là sách, một phần của sách, báo, tạp chí, tờ rời, bản đồ, bản vẽ, họa đồ, biểu bảng, bản nhạc, bản nhạc ghi âm, băng cassette, phim ảnh, băng hình video, đĩa hay bất kỳ ấm phẩm thông tin nào được tạo ra để lưu trữ, để truy xuất được hình ảnh, âm thanh hay thông tin [20, Tr.6]. Theo Pháp lệnh TV của Malaysia, “Tài liệu có nghĩa là bất kỳ hình thức thông tin dạng in, đồ họa, âm thanh, điện tử hay các dạng khác hoặc là thông tin được viết, ghi lại, thu và lưu trữ, trưng bày XB và được chia thành hai nhóm chính: a) tài liệu in ấn bao gồm sách, ấn phẩm định kỳ, bản đồ, đồ thị và tranh ảnh; b) tài liệu dạng khác in bao gồm phim ảnh, vi phiếu, vi phim, băng hình, băng tiếng và các loại tài liệu điện tử khác [57]. Từ các định nghĩa trên cho thấy về cơ bản có 02 hướng tiếp cận là lấy vật mang tin (02 định nghĩa đầu) và dạng thức ghi nhận thông tin làm đối tượng nghiên cứu (02 định nghĩa sau). Ở đây, trong luận văn này chúng tôi sử dụng định nghĩa được đưa ra trong Điều 1 Pháp lệnh TV ngày 28/12/2000: ”Tài liệu là dạng vật chất đã ghi nhận những thông tin ở dạng thành văn, âm thanh, hình ảnh, nhằm mục đích bảo quản và sử dụng’ [41]. 13 Từ định nghĩa trên, đã xuất hiện nhiều cách phân chia loại hình tài liệu, trong đó có 5 cách chia đáng chú ý nhất:  Theo hình thức ghi chép thông tin, có các loại tài liệu sau: - Tài liệu chép tay - Tài liệu in ấn (sách, ấn phẩm định kỳ...) - Tài liệu chữ nổi... - Những tài liệu không phải là ấn phẩm: Vi dạng (Microfilm, microfich), Tài liệu nghe – nhìn và Tài liệu điện tử (CD-ROM, trực tuyến).  Theo vật mang tin: - Tài liệu dạng giấy - Tài liệu phi giấy  Theo đặc tính sử dụng: - Tài liệu công bố - Tài liệu không công bố - Tài liệu lưu trữ  Theo mức độ xử lý thông tin, có các loại tài liệu sau: - Tài liệu cấp I, phản ánh trực tiếp kết quả hoạt động khoa học, kỹ thuật, kinh tế và hoạt động sáng tạo khác. - Tài liệu cấp II, phản ánh kết quả xử lý phân tích tổng hợp từ tài liệu cấp I, ví dụ, các tài liệu thông tin - thư mục. - Tài liệu cấp III, phản ánh tài liệu bậc 2 như thư mục của thư mục. Ngoài ra, còn có một khái niệm khác, tài liệu gốc để chỉ tài liệu cấp I và cấp II.  Theo dấu hiệu thời gian xuất hiện và cách thức lưu trữ thông tin: - Tài liệu truyền thống là những tài liệu mà trên đó các thông tin được ghi chép không phải bằng phương pháp số. Đó là ấn phẩm, vi phim, vi phiếu... - Tài liệu hiện đại là tài liệu mới xuất hiện gần đây và lưu trữ thông tin bằng phương pháp số. Chủ yếu đó là tài liệu điện tử (CD-ROM/ trực tuyến...). 14 1.1.1.2 Vốn tài liệu Giống như tài liệu, vốn tài liệu TV là một khái niệm phức tạp, có nhiều định nghĩa khác nhau. Tuy nhiên, điểm cơ bản trong các định nghĩa là xác định vốn tài liệu là một bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình, đặc điểm của TV và được xử lý theo tiêu chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ nhằm phục vụ người đọc, cũng như để bảo quản lâu dài. Trong Pháp lệnh TV của nước ta định nghĩa về vốn tài liệu TV như sau: “Vốn tài liệu TV là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đề, nội dung nhất định, được xử lý theo qui tắc, quy trình khoa học của nghiệp vụ TV để tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản” [41]. Vốn tài liệu là một tổ hợp tài liệu bao gồm sách, tạp chí, báo, bản nhạc, bản đồ, đồ hoạ và các ấn phẩm khác; các tài liệu nghe - nhìn và tài liệu điện tử. Tuy nhiên, không phải bất cứ loại ấn phẩm nào trong TV cũng được coi là vốn tài liệu TV như tài liệu chưa được xử lý kỹ thuật, đã thanh lý nhưng chưa đưa ra khỏi TV, tài liệu trao đổi và những tài liệu TV mượn qua hệ thống mượn liên TV. Như đã nói, vốn tài liệu là những ấn phẩm phù hợp với các nhiệm vụ, chức năng và đối tượng người đọc của TV. Song điều đó vẫn chưa đủ, những ấn phẩm đó cần được xử lý và sắp xếp hợp lý, khoa học và tuân thủ theo kỹ thuật nghiệp vụ TV. Một yếu tố bắt buộc để một bộ sưu tập sách trở thành vốn tài liệu TV là bộ sưu tập đó phải được tổ chức để phục vụ người đọc. Chỉ có đầy đủ những đặc tính trên thì vốn tài liệu mới phân biệt được với hiệu sách, cơ quan cung cấp sách cho TV, lưu trữ… Vốn tài liệu TV có những chức năng, đặc điểm, tính chất nhất định.  Về chức năng - Vốn tài liệu TV của nước ta là tài sản của xã hội, thực hiện chức năng giáo dục chính trị tư tưởng, tuyên truyền đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, ý thức công dân, ý thức luật pháp cho người dân. 15 - Vốn tài liệu TV cũng là phương tiện sư phạm tác động đến người đọc. Chức năng này có tác động mạnh mẽ nhất ở các TV thanh thiếu niên, TV công cộng và TV các trường học. - Chức năng rất quan trọng nữa của vốn tài liệu là chức năng thông tin. Các tri thức về KHKT, văn học nghệ thuật của nhân loại qua nhiều thế hệ được tập trung. Chất lượng, giá trị và tính kịp thời của vốn tài liệu phụ thuộc nhiều vào sự phát triển liên tục của các công trình nghiên cứu của quốc gia, sự phát triển năng suất lao động và trình độ văn hóa của xã hội.  Tính chất, đặc điểm của vốn tài liệu thư viện Vốn tài liệu TV là một hệ thống, nghĩa là nó gồm nhiều bộ phận khác nhau nhưng liên quan chặt chẽ với nhau. Quan niệm vốn tài liệu TV là một hệ thống cho phép ta bổ sung, tổ chức và quản lý nó một cách đúng đắn. Cũng như bất kỳ một đối tượng nào, vốn tài liệu TV có vô số các tính chất. Một trong những đặc tính chung nhất của vốn tài liệu TV là tính chất trọn vẹn. Bởi vì, vốn tài liệu TV là một hệ thống tương đối độc lập được biểu hiện bằng những tính chất khác biệt, mặt khác nó lại là một bộ phận, hoặc một hệ thống cấp dưới của một hệ thống phức tạp hơn - đó là TV nói chung. Đồng thời cũng có thể coi vốn tài liệu TV là một hệ thống mở, nghĩa là nó tương tác với môi trường xung quanh như nhiệm vụ mà TV phải giải quyết, nhu cầu và thị hiếu của người đọc, khả năng tài chính của TV, trường sách báo, trình độ của cán bộ TV, nhịp độ hoạt động của các nguồn cung cấp sách, và các yếu tố bên ngoài khác. Với nội dung và quy mô của mình, vốn tài liệu cũng có ảnh hưởng tới môi trường xung quanh, giúp xác định khả năng hoạt động của TV; các hình thức, phương pháp và phương hướng hoạt động của TV. Là một hệ thống mở, liên tục phát triển, vốn tài liệu TV có tính năng động. Tính năng động này bắt nguồn từ sự phát triển mạnh mẽ về tất cả các mặt trong đời sống xã hội, sự tiến bộ trong khoa học - kỹ thuật; do những nhiệm vụ ngày một đa dạng của TV; nhu cầu về tài của người đọc đa dạng; sự phát triển của ngành XB và sự thay đổi cơ cấu xã hội - dân cư. 16 Tính năng động thể hiện trong việc bổ sung không ngừng những tài liệu mới, thanh lý những tài liệu không còn cần thiết, thay đổi cơ cấu và sắp xếp lại vốn tài liệu. Tóm lại, hệ thống vốn tài liệu không phải là một hệ thống cứng nhắc. Tính năng động và mềm dẻo cho phép hệ thống vốn tài liệu luôn luôn thích ứng với những điều kiện biến đổi không ngừng của công tác TV. Không những là một hệ thống năng động, vốn tài liệu TV còn là một hệ thống tĩnh. Trong điều kiện lớn lên không ngừng của vốn tài liệu, ta khó mà loại bỏ những hình thức quản lý tài liệu, cách sắp xếp, hệ thống phân loại… mà thời gian đầu đã đặt ra. Tính chất tĩnh là đặc tính đối lập biện chứng với tính động của vốn tài liệu TV. Những thông tin tập trung lại trong vốn tài liệu thì gần như nằm trong tình trạng yên tĩnh lâu dài. Tuy nhiên, không phải bất cứ loại thông tin nào cũng cần cho người đọc mà chỉ cần những thông tin có giá trị đối với họ hoặc là có mối quan hệ với những yêu cầu của họ. Khả năng mà vốn tài liệu đáp ứng được nhu cầu cần thiết của người đọc có thể được xác định như là tính chất giá trị của nó.  Phân loại vốn tài liệu thư viện Vốn tài liệu của các TV rất phong phú về nội dung, mục đích và đối tượng phục vụ. Để thống nhất việc bổ sung, đăng ký, xử lý và bảo quản vốn tài liệu TV, người ta phân loại các vốn tài liệu theo dấu hiệu nội dung hoặc một dấu hiệu nào đó, những dấu hiệu này là bản chất vốn có của chúng. Do người đọc quan tâm đến nội dung của tài liệu là chủ yếu cho nên các TV sử dụng trước hết đặc điểm này để phân loại tài liệu.  Vốn tài liệu theo dấu hiệu nội dung Căn cứ nội dung, có vốn tài liệu tổng hợp, đa ngành, chuyên ngành. - Tài liệu tổng hợp: bao gồm các loại hình tài liệu khác nhau về tất cả hay phần lớn các ngành tri thức (chủ yếu trong các TV công cộng). Tài liệu tổng hợp lại chia ra: 17 + Tổng hợp phổ thông (TV công cộng): phục vụ cho nhiều đối tượng bạn đọc khác nhau. + Tổng hợp khoa học: phục vụ các nhà chuyên môn và những bạn đọc khác có quan tâm. - Tài liệu đa ngành: gồm những tài liệu về một số ngành tri thức (trong các TV đa ngành, TV các trường ĐH) - Tài liệu chuyên ngành: gồm những tài liệu về một ngành tri thức nhất định. Và có thể chia ra: + Tài liệu có tính chất sản xuất (TV kỹ thuật), đáp ứng nhu cầu chủ yếu liên quan đến công tác cụ thể và sản xuất của cơ quan nào đó. + Tài liệu có tính chất nghiên cứu (TV các viện nghiên cứu). Từ mong muốn có sự phát triển toàn diện cho con người dẫn đến việc xây dựng một vốn tài liệu có nội dung tổng hợp và mang tính chất phổ thông. Việc trao đổi và hợp tác khoa học đang diễn ra trên thế giới đã dẫn tới việc xây dựng những vốn tài liệu khoa học có tính chất tổng hợp và đa ngành. Còn sự chuyên sâu hóa các ngành khoa học đã dẫn đến việc thành lập các TV chuyên ngành.  Vốn tài liệu theo dấu hiệu loại hình tài liệu Theo dấu hiệu loại hình tài liệu, vốn tài liệu của TV được phân chia thành các phần vốn chủ chốt sau: - Ấn phẩm: (bao gồm các loại tài liệu được in trên giấy) + Bộ phận (Kho) sách (chuyên khảo): là cơ sở truyền thống của vốn tài liệu và ở hầu hết các TV, nó chiếm tỷ lệ tuyệt đối và có giá trị tuyệt đối với người đọc. + Bộ phận (Kho) ấn phẩm định kỳ (tạp chí, báo, thông báo, tuyển tập định kỳ v.v…). Vào những năm 60 của thế kỷ trước, trong các TV xuất hiện một loại ấn phẩm định kỳ mới đó là - Abstract – những tóm tắt ngắn gọn nội dung của một hay một nhóm tài liệu. + Bộ phận (Kho) ấn phẩm tiếp tục (tài liệu của các cơ quan khoa học và các trường học, các báo cáo học tập, các loại thông báo v.v…). 18 + Bộ phận (Kho) tài liệu đặc biệt về tiêu chuẩn kỹ thuật (tiêu chuẩn nhà nước, tiêu chuẩn kỹ thuật ngành và liên ngành, các miêu tả bằng phát minh, các mục lục kỹ thuật, các biểu giá, các phiếu thông tin…). Loại tài liệu này được các TV KHKT, các kho lưu trữ bằng phát minh của khu vực và các kho lưu trữ tin bổ sung nhiều nhất. + Bộ phận (Kho) tài liệu chuyên biệt: gồm những tài liệu được chọn lựa theo dấu hiệu nào đó: theo dạng tài liệu (sáng chế, phát minh, tra cứu, luận án,...) hoặc dành cho đối tượng bạn đọc nào đó (người khiếm thị...) - Bộ phận (Kho) tài liệu nghe - nhìn: được chia ra theo tính chất tái tạo những thông tin, đòi hỏi phải có những công cụ riêng biệt để tiếp thu thông tin bằng thính giác hoặc bằng thị giác, gồm các loại sau: tài liệu ghi âm như đĩa, phim ghi lời nói, bài hát, tiếng động...; tài liệu nhìn như phim dương, phim đèn chiếu, phim câm, phim chữ có hình ảnh; tài liệu nghe - nhìn như phim có tiếng nói, hình ảnh; phim dương bản có tiếng nói, video v.v… - Vốn tài liệu điện tử: là những tài liệu thể hiện ở không gian ba chiều bao gồm những miêu tả được thể hiện bằng sự giúp đỡ của tia laser. Hiện nay phần vốn tài liệu này chưa nhiều nhưng trong tương lai cùng với sự phát triển của kỹ thuật laser số lượng tài liệu này sẽ tăng rất nhanh . Ngoài ra, còn có tài liệu đặc biệt xuất xứ từ gỗ, đá, đồ chơi trẻ em, các loại khoáng vật…  Vốn tài liệu theo dấu hiệu ngôn ngữ - Vốn ấn phấm bằng tiếng Việt. - Vốn ấn phấm bằng bằng tiếng các dân tộc khác v.v…  Ngoài ra các thư viện có thể phân chia tài liệu theo các dấu hiệu khác - Theo lứa tuổi của người sử dụng: vốn tài liệu dành cho thiếu nhi, vốn tài liệu dành cho thanh niên và vốn tài liệu dành cho người lớn. - Theo mức sử dụng của vốn tài liệu: Vốn tài liệu có thể phân theo mức sử dụng như: tích cực hay thụ động. Phụ thuộc vào cơ cấu của TV hay công 19