Bé gi¸o dôc vµ ®µo t¹o Bé gi¸o Tr-êng dôc ®¹i häc vµ d©n ®µo lËp h¶it¹o phßng Tr-êng ®¹i häc d©n lËp h¶i phßng -------o0o------- -------o0o------- x©y dùng ch-¬ng tr×nh QU¶N Lý nhËp xuÊt thiÕt bÞ T¹I C¤NG TY E.C.S ®å ¸n tèt nghiÖp ®¹i häc hÖ chÝnh quy Ngµnh: C«ng nghÖ Th«ng tin x©y dùng ch-¬ng tr×nh QU¶N Lý nhËp xuÊt thiÕt bÞ T¹I C¤NG TY E.C.S Sinh viªn thùc hiÖn: NguyÔn ThÞ Lan H-¬ng Gi¸o viªn h-íng dÉn: Ths.Vò Anh Hïng M· sè sinh viªn: 1013101007 ®å ¸n tèt nghiÖp ®¹i häc hÖ chÝnh quy Ngµnh: C«ng nghÖ Th«ng tin H¶i Phßng - 2012 1 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................4 CHƢƠNG 1: MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP ..................................................5 1.1. MÔ TẢ VỀ CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ ECS ......................................................................................................................5 1.2. MÔ TẢ BẰNG LỜI HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY .........................................6 1.3. BẢNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC ........................................................................8 1.4. SƠ ĐỒ TIẾN TRÌNH NGHIỆP VỤ .....................................................................10 1.5. GIẢI PHÁP .........................................................................................................15 CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ..............................................16 2.1. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ ........................................................................................ 16 2.1.1. BẢNG PHÂN TÍCH, XÁC ĐỊNH CÁC TÁC NHÂN, CHỨC NĂNG, HỒ SƠ: .... 16 2.1.2. BIỂU ĐỒ NGỮ CẢNH ....................................................................................... 18 2.1.3. NHÓM DẦN CÁC CHỨC NĂNG .....................................................................20 2.1.4. SƠ ĐỒ PHÂN Rà CHỨC NĂNG ......................................................................21 2.1.5. DANH SÁCH HỒ SƠ DỮ LIỆU SỬ DỤNG .....................................................24 2.1.6. MA TRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG ............................................................. 25 2.2. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU ....................................................................................25 2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 ..................................................................................25 2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 ..................................................................................27 2.3. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU ................................................................................32 2.3.1. Mô hình liên kết thực thể (ER) ............................................................................32 2.3.2. Mô hình quan hệ: .................................................................................................37 2.3.3. Các bảng dữ liệu vật lý: ....................................................................................... 44 CHƢƠNG 3: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ...........................................................................48 3.1 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG HƢỚNG CẤU TRÚC ............................... 48 3.1.1 Các khái niệm về hệ thống thông tin ....................................................................48 3.1.2.Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hƣớng cấu trúc ................................ 50 3.2. THIẾT KẾ CSDL QUAN HỆ ................................................................................51 3.2.1 Mô hình liên kết thực thể E-R ..............................................................................51 3.3. CÔNG CỤ ĐỂ CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH ....................................................... 53 3.3.1. Hệ QTCSDL SQL SERVER ...............................................................................53 2 3.3.2 Ngôn ngữ VISUAL BASIC.NET .........................................................................56 3.3.2.1 Giới thiệu ...........................................................................................................56 3.3.2.2 Đặc điểm môi trƣờng .NET ...............................................................................57 CHƢƠNG 4: CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH ............................................................. 58 4.1. MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH: .............................................................................58 4.1.1. Giao diện chính: ..................................................................................................58 4.1.2. Giao diện cập nhật dữ liệu: ..............................................................................59 4.1.3. Giao diện xử lý dữ liệu: ....................................................................................... 61 4.1.4 Một số báo cáo: ....................................................................................................69 KẾT LUẬN ..................................................................................................................74 TÀI LIỆU THAM KHÀO........................................................................................... 75 DANH MỤC CÁC HỒ SƠ DỮ LIỆU ........................................................................76 3 LỜI MỞ ĐẦU Trong suốt thời gian học tập và rèn luyện dƣới mái trƣờng Đại học Dân Lập Hải Phòng, đồ án tốt nghiệp này là một dấu ấn quan trọng đánh dấu việc một sinh viên đã hoàn thành nhiệm vụ của mình trên ghế giảng đƣờng Đại học. Trong phạm vi đồ án tốt nghiệp của mình, em đã cố gắng để trình bày toàn bộ các phần mô tả bái toán, phân tích thiết kế và cài đặt chƣơng trình “Quản lý nhập xuất thiết bị tại công ty ECS” Thông qua đồ án tốt nghiệp, em mong muốn có thể hệ thống hoá lại toàn bộ kiến thức đã học cũng nhƣ học hỏi thêm các lý thuyết viết phần mềm đang đƣợc ứng dụng rộng rãi và phổ biến hiện nay. Do khả năng và thời gian hạn chế, đồ án tốt nghiệp này không thể tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận đƣợc sự chỉ dạy và góp ý của các thầy cô cũng nhƣ của các bạn sinh viên khác để có thể viết phần mềm này cũng nhƣ các phần mềm trong cuộc sống về sau hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trƣờng Đại học Dân Lập Hải Phòng đã tận tình giảng dạy, truyền đạt những kiến thức quý giá của mình cho em cũng nhƣ các bạn sinh viên khác trong suốt thời gian học qua. Đặc biệt, thông qua đây em xin đƣợc gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo ThS Vũ Anh Hùng – giảng viên khoa công nghệ thông tin, đã tận tình hƣớng dẫn em thực hiện thành công đồ án này. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày 06 tháng 07 năm 2012 Sinh viên Nguyễn Thị Lan Hƣơng 4 CHƢƠNG 1 MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP 1.1. MÔ TẢ VỀ CÔNG TY TNHH TM VÀ ƢD CÔNG NGHỆ ECS * Lĩnh vực hoạt động: Công ty TNHH thƣơng mại và ứng dụng công nghệ E.C.S_số 234A Đà Nẵng - Ngô Quyền - Hải Phòng đƣợc thành lập từ năm 2001, đến nay quy mô hoạt động của công ty ngày càng phát triển, phong phú về số lƣợng, mẫu mã, chủng loại hàng hóa. Hoạt động của công ty bao gồm hai lĩnh vực chính : - Chuyên cung cấp các linh kiện máy tính, máy quay, máy in, máy fax, máy scan, máy foto, Camera giám sát, thiết bị an ninh chống trộm, đa dạng về chủng loại, mẫu mã, cho các đại lý và khách hàng lẻ. - Sửa chữa, bảo hành các thiết bị máy tính, máy in. Công ty phát triển cùng với phƣơng châm bán đúng giá, đúng chất lƣợng, không bán hàng nhái, hàng giả, kém chất lƣợng. Và với chất lƣợng bảo hành không đâu có nhƣ: “ 1 đổi 1 trong vòng 6 tháng”, “ cháy nổ IC vẫn bảo hành”. Đồng thời công ty cũng có đội ngũ kỹ thuật viên năng động, nhiều kinh nhiệm, trả lời và tƣ vấn kỹ thuật trực tiếp cho khách hàng (24/7). Công ty có dịch vụ giao hàng tận nhà để tiết kiệm thời gian và công sức cho khách hàng. Nhờ đó mà hoạt động kinh doanh của công ty đang ngày càng phát triển. * Sơ đồ tổ chức công ty: Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kĩ thuật Kế toán / Thủ Kinh doanh Bộ phận kho quỹ 5 1.2. MÔ TẢ BẰNG LỜI HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY a. MUA HÀNG: Dựa trên việc kiểm kê hàng hóa hàng ngày của các nhân viên kho, thủ kho sẽ thống kê đƣợc số lƣợng còn/hết của các mặt hàng và lập danh sách hàng hết để nhân viên kinh doanh làm căn cứ nhập thêm hàng. Để đặt hàng, nhân viên kinh doanh yêu cầu báo giá sản phẩm của các nhà cung cấp để lựa chọn ra những công ty cung cấp mặt hàng tốt mà giá cả hợp lý để tiến hành nhập hàng. Các nhà cung cấp sẽ kiểm tra kho, nếu hết hàng thì thông báo hết hàng cho công ty, ngƣợc lại thì lập và gửi báo giá. Nhân viên kinh doanh đọc báo giá và lựa chọn các sản phẩm, nếu hợp lý(giá tốt, có bảo hành, hàng chính hãng…) thì nhập hàng, ngƣợc lại thì không nhập. Hình thức đặt hàng: trực tiếp, bằng cách gọi điện thoại đặt hàng hoặc đặt hàng qua yahoo. Nhà cung cấp giao hàng cho công ty kèm theo các giấy tờ: phiếu xuất kho (kiêm bảo hành), hóa đơn VAT. Thủ kho sẽ là ngƣời nhận hàng và kiểm tra hàng hóa , xem có đúng với số lƣợng ghi trên phiếu xuất kho hay không, hàng hóa có bị trầy xƣớc không, có đủ tem (hoặc phiếu) bảo hành không. Nếu có sự cố (không đủ hoặc bị lỗi) thì trả lại hàng, ngƣợc lại thì nhận rồi nhập hàng vào kho, hóa đơn VAT đƣợc giao cho kế toán, phiếu xuất kho sẽ đƣợc giao cho bộ phận kinh doanh. Kế toán lập phiếu chi và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Các thông tin mua hàng đƣợc thủ kho ghi sổ nhập hàng. b. BÁN HÀNG: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng của công ty thì sẽ yêu cầu báo giá, thủ kho sẽ kiểm tra kho xem còn mặt hàng đó không, nếu hết thì thông báo hết hàng cho khách, ngƣợc lại thì nhân viên kinh doanh sẽ lậpvà gửi báo giá, báo giá sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm mà khách hàng quan tâm. Khách hàng sẽ đọc báo giá , nếu đồng ý thì đặt mua, ngƣợc lại thì không. Nhân viên kinh doanh làm phiếu xuất kho , kế toán viết hóa đơn VAT trả cho khách. Phiếu xuất kho đƣợc in thành 3 liên: 1 liên trả về cho khách hàng, 1 liên trả về kho, và 1 liên trả về cho kế toán. Kế toán lập phiếu thu và hóa đơn VAT và thu tiền của khách. Hàng đƣợc giao cho khách và kèm với phiếu xuất kho, hóa đơn VAT.Thủ kho sẽ quản lí hàng xuất kho bằng cách lƣu lại phiếu xuất kho. c. BẢO HÀNH: Khi khách hàng mang thiết bị đến yêu cầu bảo hành thì nhân viên kĩ thuật sẽ kiểm tra tem bảo hành trên thiết bị: - Còn hạn bảo hành: kiểm tra tem công ty có hợp lệ (có tem công ty và tem còn nguyên vẹn) hay không: + Có hợp lệ: nhận hàng bảo hành cho khách, và lập phiếu nhận sửa chữa - bảo hành. Với những lỗi mà nhân viên kĩ thuật có thể sửa chữa đƣợc thì sẽ bảo hành tại công ty, ngƣợc lại, với những lỗi quá lớn, không thể bảo hành đƣợc thì nhân viên kĩ thuật sẽ gửi hàng bảo hành tới nhà cung cấp thông qua phiếu gửi bảo hành, nhà cung cấp nhận hàng bảo hành theo tem của họ trên thiết bị. 6 + Không hợp lệ (không có tem công ty hoặc có nhƣng tem không còn nguyên vẹn): thì thông báo và đề xuất bảo hành dịch vụ cho khách hàng, nếu khách đồng ý thì nhân viên kĩ thuật lập phiếu nhận sửa chữa - bảo hành, kế toán lập phiếu thu và thu tiền của khách. - Hết hạn bảo hành (hoặc trƣờng hợp không có tem hay phiếu bảo hành): thì thông báo và đề xuất bảo hành dịch vụ cho khách hàng, nếu khách đồng ý thì nhân viên kĩ thuật lập phiếu nhận sửa chữa - bảo hành, kế toán lập phiếu thu và thu tiền của khách. Các thông tin bảo hành đƣợc nhân viên kĩ thuật ghi sổ dịch vụ . d. SỬA CHỮA: Khi khách hàng mang thiết bị đến công ty yêu cầu sửa chữa, nhân viên kĩ thuật của công ty nhận thiết bị và kiểm tra sơ bộ: - Có thể sửa: nhân viên kĩ thuật lập phiếu nhận sửa chữa - bảo hành rồi tiến hành sửa chữa, kế toán lập phiếu thu và thu tiền, sau khi nhân viên kĩ thuật đã sửa chữa xong thì trả hàng cho khách. - Không thể sửa: thông báo và tƣ vấn mua mới, nếu khách đồng ý thì giao hàng cho khách kèm theo phiếu xuất kho và hóa đơn VAT, kế toán lập phiếu thu và thu tiền của khách. Các thông tin sửa chữa đƣợc nhân viên kĩ thuật ghi sổ dịch vụ. e. BÁO CÁO: Giám đốc công ty yêu cầu lập báo cáo với từng bộ phận và báo cáo sau mỗi tuần. Nhân viên kinh doanh lập báo cáo mua bán dựa vào các phiếu bán hàng/nhập hàng, nhân viên kĩ thuật lập báo cáo dịch vụ (sửa chữa, bảo hành) dựa vào sổ dịch vụ, thủ kho lập báo cáo tình hình xuất /nhập kho hàng dựa trên các phiếu xuất kho/nhập kho, riêng kế toán phải lập báo cáo thu/chi chi tiết của từng ngày dựa trên các phiếu thu và phiếu chi để báo cáo mỗi ngày. Sau đó nộp báo cáo cho giám đốc. 7 1.3. BẢNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC STT Tên công việc Đối tƣợng thực hiện HSDL 1. Lập danh sách hàng hết Thủ kho Danh sách hàng hết Yêu cầu báo giá Nhân viên kinh doanh 2. Nhà cung cấp Nhân viên kinh doanh 3. Kiểm tra hàng trong kho Báo giá Nhà cung cấp 4. Lập và gửi báo giá Nhân viên kinh doanh Báo giá Nhân viên kinh doanh 5. Đọc báo giá và lựa chọn Nhà cung cấp 6. Nhập hàng Nhà cung cấp Nhà cung cấp 7. Thông báo hết hàng Nhân viên kinh doanh - Phiếu xuất kho 8. Giao hàng Nhà cung cấp - Hóa đơn VAT 9. Kiểm tra hàng hóa Thủ kho Thủ kho 10. Trả lại hàng Nhà cung cấp 11. Nhận và đổi lại hàng Nhà cung cấp 12. Nhập hàng vào kho Thủ kho 13. Lập phiếu chi Kế toán Phiếu chi 14. Ghi sổ nhập hàng Thủ kho Sổ nhập hàng 15. Yêu cầu báo giá Khách hàng 16. Kiểm tra kho Thủ kho Báo giá Thủ kho 17. Thông báo hết hàng Khách hàng Nhân viên kinh doanh 18. Lập và gửi báo giá Báo giá Khách hàng 19. Đọc báo giá Khách hàng Nhân viên kinh doanh 20. Đặt mua Khách hàng 21. Lập phiếu xuất kho Nhân viên kinh doanh Phiếu xuất kho Lập phiếu thu và hóa đơn - Phiếu thu 22. Kế toán VAT - Hóa đơn VAT Kế toán 23. Thu tiền Khách hàng - Phiếu xuất kho 24. Nhận hàng Khách hàng - Hóa đơn VAT 25. Yêu cầu bảo hành Khách hàng 26. Kiểm tra tem bảo hành 27. Kiểm tra tem công ty Nhân viên kĩ thuật Thông báo và đè xuất bảo 28. Nhân viên kĩ thuật hành dịch vụ 29. Nhận hàng bảo hành Nhân viên kĩ thuật 30. Gửi hàng bảo hành Nhân viên kĩ thuật Phiếu gửi bảo hành 8 Nhà cung cấp 31. Nhận hàng bảo hành Nhà cung cấp Lập phiếu nhận sửa chữa - Nhân viên kĩ thuật Phiếu nhận sửa chữa - 32. bảo hành Khách hàng bảo hành 33. Ghi sổ dịch vụ Nhân viên kĩ thuật Sổ dịch vụ 34. Yêu cầu sửa chữa Khách hàng Nhận thiết bị và kiểm tra 35. Nhân viên kĩ thuật sơ bộ Thông báo và tƣ vấn mua Nhân viên kĩ thuật 36. mới Khách hàng 37. Giao hàng Nhân viên kĩ thuật 38. Ghi sổ dịch vụ Nhân viên kĩ thuật Sổ dịch vụ 39. Yêu cầu lập báo cáo Giám đốc Lập báo cáo mua bán hàng Báo cáo mua bán 40. Nhân viên kinh doanh hóa hàng hóa 41. Lập báo cáo thu/chi Kế toán Báo cáo thu/chi 42. Lập báo cáo dịch vụ Nhân viên kĩ thuật Báo cáo dịch vụ Lập báo cáo nhập/xuất kho Báo cáo nhập/xuất 43. Thủ kho hàng kho hàng Nhân viên kinh doanh - Báo cáo mua bán Kế toán hàng hóa Nhân viên kĩ thuật - Báo cáo thu/chi 44. Nộp báo cáo Thủ kho - Báo cáo dịch vụ Giám đốc - Báo cáo nhập/xuất kho hàng 9 1.4. SƠ ĐỒ TIẾN TRÌNH NGHIỆP VỤ a) Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Nhập hàng Nhà cung cấp Nhân viên kinh Thủ kho Kế toán HSDL doanh Bảng kiểm kho Lập danh Yêu cầu báo giá sách hàng hết Danh sách Kiểm tra hàng trong hàng hết kho Thông báo Còn Hết hết hàng Bản báo giá Lập và gửi báo giá Đọc báo giá và lựa chọn lý Hợp Nhập hàng Phiếu xuất kho Giao hàng Kiểm tra Hóa đơn Không hợp lý hàng VAT Không có sự cố sự cố Có Trả lại hàng Nhận và đổi lại Lập hàng phiếu Nhập hàng Phiếu chi vào kho chi Ghi sổ nhập hàng Sổ nhập hàng Hình 1.2: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Nhập hàng 10 b) Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Bán hàng Khách hàng Thủ kho Nhân viên Kế toán HSDL kinh doanh Có nhu hàng mua cầu Kiểm tra Còn hàng Yêu cầu báo giá kho Hết hàng Thông báo hết hàng Lập và gửi Báo giá báo giá Đọc báo giá Đồng ý Phiếu xuất Đặt mua kho Không đồng ý Lập phiếu Phiếu thu xuất kho Lập phiếu thu và hóa Thu tiền Hóa đơn đơn VAT VAT Nhận Phiếu xuất hàng kho Hóa đơn VAT Hình 1.3. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Bán hàng 11 c) Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Bảo hành Nhà cung Nhân viên kĩ thuật Khách hàng Kế toán HSDL cấp Yêu cầu Kiểm tra tem bảo hành bảo hành Hết hạn bh Còn hạn bh Thông báo và đề xuất bảo Kiểm tra hành dịch tem công ty vụ Không hợp lệ Hợp lệ Đồng ý Lập phiếu thu Phiếu thu Nhận hàng bảo hành Thu tiền Lỗi lớn Không đồng ý Lỗi nhỏ Gửi hàng Bảo hành bảo hành tại công ty Phiếu gửi bảo hành Lập phiếu nhận sửa chữa-bảo hành Phiếu nhận sửa chữa-bảo hành Ghi sổ dịch vụ Sổ dịch vụ Hình 1.4. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Bảo hành 12 d) Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Sửa chữa Khách hàng Nhân viên kĩ thuật Kế toán HSDL Yêu cầu Nhận thiết bị và sửa chữa kiểm tra sơ bộ Không thể sửa Có thể sửa Phiếu nhận sửa Thông Lập phiếu chữa-bảo hành báo và tƣ nhận sửa vấn mua chữa-bảo mới hành Đồng ý Báo giá Giao Lập phiếu Phiếu thu Không đồng ý hàng thu Phiếu xuất kho Hóa đơn Thu tiền VAT Ghi sổ Sổ dịch vụ dịch vụ Hình 1.5. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Sửa chữa 13 e) Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Báo cáo Giám đốc Nhân viên Kế toán Nhân viên kĩ Thủ kho HSDL kinh doanh thuật Phiếu bán hàng,sổ nhập hàng Yêu cầu Phiếu thu và báo cáo phiếu chi Lập báo Lập báo Lập báo Lập báo Sổ dịch vụ cáo mua cáo thu/chi cáo dịch vụ cáo xuất bán hàng kho, Phiếu xuất nhập kho kho, nhập kho Báo cáo mua Nộp báo bán hàng cáo Báo cáo thu chi Báo cáo dịch vụ Phiếu bán hàng, sổ nhập hàng Hình 1.6. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Báo cáo 14 1.5. GIẢI PHÁP Công ty TNHH Thƣơng mại và ứng dụng công nghệ ECS hiện đang sử dụng phần mềm MISA để quản lý hoạt động mua bán của công ty. Giao diện phần mềm MISA: Hình 1.7: Giao diện phần mềm Tuy nhiên phần mềm vẫn còn một số hạn chế sau: - Phiếu bán hàng và phiếu xuất kho đƣợc gộp lại thành một phiếu, sau khi bán hàng thì phiếu đƣợc giao cho khách, nên rất khó khăn trong việc quản lý hoạt động xuất/nhập kho. - Các báo cáo do nhân viên phải tra phần mềm và viết bằng tay nên rất mất thời gian và công sức. - Các hoạt động dịch vụ (sửa chữa, bảo hành) không đƣợc lƣu trữ trong phần mềm nên không đƣợc quản lý chặt chẽ, dễ gây nhầm lẫn và thất thoát. Từ những hạn chế trên em nhận thấy cần xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, giải quyết các hạn chế của EFFECT đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty. 15 CHƢƠNG 2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 2.1.1. BẢNG PHÂN TÍCH, XÁC ĐỊNH CÁC TÁC NHÂN, CHỨC NĂNG, HỒ SƠ: Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận xét Lập danh sách hàng hết Thủ kho Tác nhân Danh sách hàng hết HSDL Lập và gửi báo giá Nhà cung cấp Tác nhân Báo giá HSDL Kiểm tra kho Thủ kho Tác nhân Kho = Thông báo hết hàng Nhà cung cấp Tác nhân Giao hàng Nhà cung cấp Tác nhân Hàng = Phiếu xuất kho kiêm bảo hành HSDL Hóa đơn VAT HSDL Kiểm tra hàng Hàng = Trả lại hàng Hàng = Ghi sổ nhập hàng Sổ nhập hàng HSDL Lập và gửi báo giá Nhân viên kinh doanh Tác nhân Bảng báo giá HSDL Thông báo hết hàng Hàng = Thủ kho Tác nhân Làm phiếu xuất kho Phiếu xuất kho HSDL Nhân viên kinh doanh Tác nhân Viết hóa đơn VAT Hóa đơn VAT HSDL Kế toán Tác nhân Lập phiếu thu Phiếu thu HSDL Kiểm tra tem bảo hành Nhân viên kĩ thuật Tác nhân Tem = Kiểm tra tem công ty Nhân viên kĩ thuật Tác nhân Tem = Thông báo và đề xuất bảo Nhân viên kĩ thuật Tác nhân hành dịch vụ Khách hàng Tác nhân 16 Lập phiếu nhận sửa chữa-bảo Phiếu nhận sửa chữa-bảo hành HSDL hành Gửi hàng bảo hành Phiếu gửi bảo hành HSDL Nhận thiết bị và kiểm tra sơ Nhân viên kĩ thuật Tác nhân bộ Thông báo và tƣ vấn mua mới Nhân viên kĩ thuật Tác nhân Khách hàng Tác nhân Lập phiếu nhận sửa chữa-bảo Phiếu nhận sửa chữa-bảo hành HSDL hành Ghi sổ dịch vụ Sổ dịch vụ HSDL Lập báo cáo hoạt động mua Phiếu bán hàng, nhập hàng HSDL bán hàng Lập báo cáo xuất/nhập kho Phiếu xuất kho, nhập kho HSDL Lập báo cáo dịch vụ Sổ dịch vụ HSDL Lập báo cáo thu/chi Phiếu thu HSDL Phiếu chi HSDL 17 2.1.2. BIỂU ĐỒ NGỮ CẢNH a) Biểu đồ: Sản phẩm cần báo giá Sản phẩm cần báo giá 0 Báo giá Báo giá Thông tin hàng đặt mua Thông tin hàng đặt mua HỆ THỐNG Thông tin phản hồi QUẢN LÝ Thông tin phản hồi Phiếu xuất kho NHẬP Hóa đơn VAT KHÁCH Thông tin sự cố XUẤT NHÀ Phiếu thu HÀNG Phiếu xuất kho THIẾT BỊ Yêu cầu bảo hành CUNG CẤP TẠI CÔNG Bảo hành dịch vụ Hóa đơn VAT TY E.C.S Yêu cầu sửa chữa Phiếu nhận sửa chữa-bảo hành Báo cáo Yêu cầu báo cáo GIÁM ĐỐC Hình 2.1. Biểu đồ ngữ cảnh 18 b) Mô tả hoạt động: ● NHÀ CUNG CẤP: - Khi công ty có nhu cầu mua hàng (đƣa ra các sản phẩm cần đƣợc báo giá) thì nhà cung cấp sẽ đáp ứng bằng cách gửi bản báo giá các sản phẩm đƣợc yêu cầu. Nếu công ty đồng ý và đặt mua thì lúc này nhà cung cấp sẽ có thông tin phản hồi cho công ty: nếu hết hàng thì thông báo cho công ty, ngƣợc lại thì giao hàng kèm theo các giấy tờ liên quan: phiếu xuất kho, hóa đơn VAT. - Nhà cung cấp nhận đƣợc thông tin sự cố nếu hàng giao cho công ty có sự cố (thiếu hàng, hàng bị lỗi…) và đổi lại hàng cho công ty. ● KHÁCH HÀNG: - Khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng yêu cầu công ty báo giá các sản phẩm quan tâm, sau khi nhận đƣợc báo giá, nếu đồng ý thì khách hàng đặt mua và nhận đƣợc thông tin phản hồi từ công ty: nếu hết hàng thì nhận thông báo hết hàng, ngƣợc lại thì khách nhận hàng kèm theo các giấy tờ: phiếu xuất kho, hóa đơn VAT. - Khách hàng sẽ nhận đƣợc phiếu thu sau khi đã thanh toán tiền hàng. - Khách có nhu cầu bảo hành thì sẽ mang thiết bị tới công ty và nhận đƣợc thông tin phản hồi: nếu hợp lệ (có tem của công ty còn nguyên vẹn và còn hạn bảo hành) thì sẽ nhận đƣợc phiếu nhận sửa chữa-bảo hành và đƣợc bảo hành, ngƣợc lại thì chuyển sang bảo hành dịch vụ và nhận đƣợc phiếu thu sau khi đã thanh toán tiền. - Khách hàng có nhu cầu sửa chữa thì sẽ mang thiết bị tới công ty, nếu sửa đƣợc thì khách hàng sẽ nhận đƣợc phiếu nhận sữa chữa-bảo hành và phiếu thu rồi thanh toán tiền sửa chữa, ngƣợc lại thì khách nhận đƣợc thông báo không sửa đƣợc và đƣợc tƣ vấn mua mới. ● GIÁM ĐỐC: - Giám đốc yêu cầu nhận đƣợc báo cáo công việc của từng bộ phận sau mỗi tuần, các bộ phận lập và gửi báo cáo cho giám đốc. 19 2.1.3. NHÓM DẦN CÁC CHỨC NĂNG Các chức năng chi tiết(lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2 (1) Lập danh sách hàng hết (2) Yêu cầu báo giá (3) Đọc báo giá và lựa chọn (4) Nhập hàng (5) Kiểm tra hàng Nhập hàng (6) Trả lại hàng (7) Nhập hàng vào kho (8) Lập phiếu chi (9) Ghi sổ nhập hàng (10) Kiểm tra kho (11) Thông báo hết hàng (12) Lập và gửi báo giá (13) Làm phiếu xuất kho Bán hàng (14) Lập phiếu thu và hóa đơn VAT (15) Dán tem bảo hành (16) Kiểm tra tem (17) Thông báo và đề xuất bảo hành dịch vụ HỆ THỐNG NHẬP (18) Nhận hàng bảo hành XUẤT THIẾT BỊ (19) Lập phiếu nhận sửa chữa- Bảo hành TẠI CÔNG TY ECS bảo hành (20) Gửi hàng bảo hành (21) Lập phiếu thu (22) Ghi sổ dịch vụ (23) Nhận thiết bị và kiểm tra sơ bộ (24) Lập phiếu nhận sửa chữa- bảo hành (25) Thông báo và tƣ vấn mua Sửa chữa mới (26) Giao hàng (27) Lập phiếu thu (28) Ghi sổ dịch vụ (29) Lập báo cáo hoạt động mua bán hàng (30) Lập danh xuất kho/nhập Báo cáo kho (31) Lập báo cáo dịch vụ (32) Lập báo cáo thu/chi 20