BỘ VĂN HOÁ - THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI *** NGUYỀN VĂN HÀNH HOÀN THIỆN CỐNG TÁC THÔNG TIN - IHƯVIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC Chuyên ngành Thư viện . M ã sô: 51003 Người hướng dân khoa học : TS TẠ BÁ HƯNG ĐẠI HỌC C ' r ' GI . H A N‘ T R U Í!G TÂMTHŨNGTÍ1'! ! I L ■'! Hà nội - 2000 MỤC LỤC Lời nói đầu 1 Chươngl. Trung tâm TT-TV ĐHQGHN trong việc phục vụ thông tin tư liệu cho cống tác ĐT&NCKH của ĐHQGHN 4 1.1 Đại học Quốc gia Hà Nội một trung tâm ĐT&NCKH đa ngành... 4 1.2 Cơ cấu tổ chức và nhiệm vạ của các thư viện trường đại học trong ĐHQGHN trước khi thành lập Trung tâm TT-TV... 7 1.3 Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm TT-TV Đại học Quốc gia Hà Nội 10 Chương II. Thực trạng công tác thông tin - thư viện ĐHQGHN 14 II. 1 Vốn tài liệu của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN 14 n.2 Ấp dụng công nghệ thông tin trong công tác TT-TV 19 11.3 Nghiên cứu nhu cầu tin và đào tạo người dùng tin 24 n.4 Các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện 32 n.5 Công tác đào tạo và bổi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ TT-TV 41 n.6 Quan hệ họp tác trong nước và quốc tế 45 Chương III. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin - thư viện trong Đại học Quốc gia Hà Nội 52 m .l Xây dựng hệ thống TT-TV thống nhất trong ĐHQGHN 52 m .2 Phát triển vốn tài liệu 55 m.3 Áp dụng bảng phân loại thích hợp với điều kiện của Trung tâm 58 m .4 Đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện 62 HI.5 Bổi dưỡng và đào tạo cán bộ TT-TV nhằm đáp ứng yêu cầu của một Trung tâm TT-TV hiện đại 65 in.6 Mở rộng quan hệ hợp tác trong và ngoài nước 69 Kết luận 73 Tài liệu tham khảo 76 Phụ lục 81 LỜI NÓI ĐẦU . l.T ính cấp thiết của đề tài Đại bọc Quốc gia Hà nội (ĐHQGHN; được thành lập năm 1993 là một trong những trung tâm đại học đa ngành, đa lĩnh vực hàng đầu của cả nước . Với mục tiêu đào tạo và nghiên cứu khoa học (ĐT&NCKH) chất lượng cao, ĐHQGHN là nơi đào tạo nhân tài và nguồn nhân lực có trình độ cao nhầm đap ứng thi trường lao động đa dạng trong thời kỳ công nghiệp hoá và hiện đại hoá của đất nước. Để thực hiện được các mục tiêu trên, được sự đầu tư tập trung của nhà nước, ĐHQGHN đã chú trọng phát triển các cơ sở phục vụ ĐT&NCKH, trong đó có Tmng tâm Thông tin - Thư viện (TT-TV). Được thành lập từ tháng 2 năm 1997, Trung tâmTT-TV ĐHQGHN đã có điều kiện và mỏi trường hoạt động mói nhằm đáp ứng yêu cầu đảm bảo thông tin, tư liệu cho công tác ĐT& NCKH của ĐHQGHN. Thêm vào đó, sự phát triển nhanh chóng của khoa học và công nghệ, nhất là công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ vào tất cả các ngành, các lĩnh vực, trong đó có ngành TT-TV. Trung tâm TT-TV ĐHQGHN cũng tiêp thu và vận dụng những thành tựu của công nghệ thông tin vào công tác cua mình, nhằm tiến dần đến một Trung tâm TT-TV hiện đại trong một tương lai gần. Trong một thời gian gần 3 năm hoạt động theo cơ chế mới, Trung tâm T ĩ- TV ĐHQGHN đã đạt được một số thành qủa quan trọng, nhưng cũng xuất hiện những vấn đề mới cần tổng kết, nghiên cứu để đề ra các giải pháp thích hợp góp phần nâng cao chất lượng công tác TT-TV trong ĐHQGHN. Mặt khác việc nghiên cứu và hoàn thiẽn mô hình hoạt động của Trung tám TT-TVĐHQGHN còn góp phần làm phong phú thêm lý luận và thực tiễn công tác thư viện trường đai học ở nước ta. 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đé tài Nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác TT-TVĐHQGHN, mà chủ yếu là các hoạt động của Trung tâm TT-TVĐHQGHN. Trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này ở ĐHQGHN và nâng cao hơn nữa hiệu qủa phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học chất lượng cao của ĐHQGHN. Liên quan đến đề tài này chúng tôi đã có một số nghiên cứu được cổng bố trong các cuộc hội thảo ở ĐHQGHN và trên tạp chí chuyên ngành [33 -37]. 3. Đối tươĩig và phạm vỉ nghiên cứu Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động cửa ĐHQGHN với tư cách là một chủ thể cấp trên trực tiếp của Trung tâm TT-TV . Nghiên cứu cơ cấu tổ chức và những hoạt động của Trung tám TT-TV ĐHQGHN trong khoảng thời gian từ ngày thành lộp đến nay ( từ tháng 2 nám 1997). Nghiên cứu mối liên hệ và khả năng của các đối tác chủ yếu có ảnh hưởng tới hoạt động của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN, như các thư viện đại học và các cơ quan TT-TV trên khu vực Hà nội . 4. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận của Chu nghĩa Duy vật Lịch sử và Chủ nghĩa Duy vật Biện chứng của triết học Mác -Lênin. - Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu . - Phương pháp quan sát, thống kê và điều tra xã hội hoc . 5.Bô cục của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn có 3 chương : 2 Chương 1. Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội trong việc phục vụ thông tin tư liệu cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học của Đại học Quốc gia Hà Nội Chương 2. Thực trạng công tác thông tin - thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Chương 3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin - thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Cuối cùng là phần phụ lục và tài liệu tham khảo. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng vì khả năng của cá nhân còn hạn chế, chắc chắn luận văn còn nhiều thiếu sót, tác giả rất mong được sự chỉ dẫn của các thầy cô giáo và sự góp ý của các đổng nghiệp. Tác giả xin chân thành cám ơn Tiến sỹ Ta Bá Hưng, người hướng dẫn khoa học, đã có những chỉ dẫn quý báu trong quá trình thực hiện và hoàn thành luận văn. Tác giả cũng xin chân thành cám ơn: Cãc Thầy, Cô giáo đã tham gia giảng dạy lófp Cao học Thư viện khoá 4 (1997-2000); Khoa Sau Đại học Trường Đại học Văn hóa Hà Nội; Ban Giám đốc và Cán bộ, Công nhân viên Trung tâm TT- TV Đại học Quốc gia Hà Nội đã giúp đỡ nhiệt tình để luận văn được hoàn thành. Hà Nội, tháng 8 năm 2000 3 CHƯƠNG I TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRONG VIỆC PHỤC v ụ THÔNG TIN T ư LIỆU CHO CÔNG TÁC ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 1.1 Đại học Quốc gia Hà Nội một trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học đa ngành, đa lĩnh vực, chất luọng cao 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ chế hoạt động của Đại học Quốc gia Hà Nội Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) được thành lập theo Nghị định 93/CP ngày 10 tháng 12 năm 1993 của Chính phủ [1] và tiếp theo là Quy chê về tổ chức và hoạt động của ĐHQGHN (Ban hành theo QĐ số 477/TTg ngày 5 tháng 9 nãm 1994) do Thủ tướng phê duyệt [3] là một sự kiện đánh dấu bước đổi mới quan trọng đối với quá trình xây dựng và phát triển nền giáo duc đại học Việt nam trong thời kỳ công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước, phù hợp với xu hướng phát triển đại học của các nước tiên tiến trên thế giới. ĐHQGHN được thành lập trên cơ sở sắp xếp và tổ chức lại một số trường đại bọc ở khu vực Hà nội, trước mắt là ba trường: Đại học Tổng hợp Hà nội (ĐHTHHN), Đai học Sư phạm Hà nội I (ĐHSPHNI), Đại học Sư phạm Ngoai Ngữ Hà nội (ĐHSPNNIIN). ĐHQGHN là một trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học (ĐT&NCKH) đa ngành và liên ngành lớn của cả nước, có chức năng đào tạo chuyên gia chất lượng cao thuộc các ngành khoa học và công nghệ (KH&CN), nghiên cứu và triển khai KH&CN nhằm phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước. ĐHQGHN có những nhiệm vụ chính sau: 1/ Đào tạo chuyên gia các ngành khoa học và công nghệ theo các trình độ đại học, cao học và tiên sĩ; 2/ Nghiên cứu khoa học, công nghệ gắn với giảng dạy đào tạo, thông tin khoa học và triển khai các kết quả nghiên cứu vào sản xuất và đời sống; 3/ Hỗ trợ về học thuật cho 4 các trường đại học và cao đẳng khác trong việc nâng cao chất lưựng ĐT&NCKH. Cơ cấu tổ chức của ĐHQGHN bao gồm: 1/ Các tổ chức ĐT&NCKH: Các trường đại học chuyên ngành, các viện và các trung tâm nghiên cứu khoa học; 2/ Các đơn vị phục vụ cho ĐT&NCKH: Tạp chí khoa học, Trung táin TT-TV, Nhà Xdất bản, nhà in, phòng thí nghiệm,...; 3/ Các Ban chức năng giúp việc cho Ban Giám đốc và các phòng chức năng giúp việc cho Ban Giám hiệu các trường đại học thành viên. ĐHQGHN là một đơn vị hoạt động theo quy chế liêng do Thủ tướng Chính phủ ban hành. ĐHQGHN là đơn vị dự toán và hạch toán tài chính cấp I, được quản lí tài chính độc lập, được bảo vệ và nhận kế hoạch, ngân sách trước Bộ Tài chính và các cơ quan khác có liẽn quan. Trong mối quan hệ với các cơ quan, các tổ chức trong và ngoai nước, ĐHQGHN cũng được trực tiếp quan hệ với các Bộ, cơ quan ngang Bộ,...để giải quyết những vấn đề liên quan đến ĐHQGHN. Giám đốc ĐHQGHN được quyẻn kí các thoả ước họp tác với các trường đại học cơ quan tổ chức NC&ĐT nước ngoài, mời các chuyên gia nước ngoài đến giảng dạy trong phạm vi luật pháp của nhà nước. Đặc biệt ĐHQGHN được trực tiếp quan hệ với các cơ quan quản lí nhà nước để làm thủ tục xuất nhập cảnh cho cán bộ, sinh viên thuộc ĐHQGHN và khách nước ngoài do ĐHQGHN mời. Với nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức mới, hoạt động theo rnột cơ chế đặc biệt, lần đầu tiên vận dụng ở các trường đại học Việt nam, kể từ khi thành lập năm 1993 đến nay ĐHQGHN đã từng bước tru thành một trong những trung tâm đại học hàng đầu của cả nước. 1.1.2 Công tác đào tạo và nghicn cứu khoa học của ĐHQGHN Sau 5 năm xây dựng (1993-1998) ĐHQGHN đã hình thành 5 trường đại học thành viên và 10 khoa, trung tâm, viện nghiên cứu trực thuộc. Các đơn vị này thực hiện hầu hết các nhiệm vụ ĐT&NCKH ở hầu hết các ngành và các lĩnh vực 5 khoa hục cơ bản và công nghệ mũi nhọn. Đến cuối năm 1999, theo Quyết định số 201/1999/QĐ TTg của Thủ tướng Chính phủ, trường ĐHSP tách ra khỏi ĐHQGHN để xây dựng ĐHSP trọng điểm. Hiện nay ở ĐHQGHN có 3 truồng đại học thành viên và 5 khoa trực thuộc, đó là trường Đại học Khoa học tự nhiên (ĐHKHTN), trường Đại học Khoa học xã hôi và Nhân văn (ĐHKHXH&NV), trường Đại học Ngoại ngừ (ĐHNN), khoa Quản trị Kinh doanh, khoa Công nghệ, khoa Luật, khoa Kinh tế, khoa Sư phạm. Hiện nay (1996-2000) đã có 16.821 sinh viên hệ chinh quy theo học ở ĐHQGHN với 42 ngành đào tạo cử nhân bậc đại học ; Trên 1820 học viên cao học và nghiên cứu sinh với 122 chuyên ngành Thạc sĩ, 106 chuyên ngành Tiến sĩ được đào tạo ở ĐHQGHN. Nhiều ngành đào tạo mới đã được mở nhầm đáp ứng yêu cầu của xã hội như, Điện tử - viễn thông, Công nghệ Thông tin, Toán - Tin ứng dụng, Khoa học Vật liệu, Công nghệ Sinh học, Công nghệ Hoá học, Địa chính, Quản trị Kinh doanh, Kinh tế đối ngoại, Ọuản lí xã hội, Thông tin - Thư viện, Tiếng Đức, Nhật, Hàn Quốc, Ảrập[21]. Nghiên cứu khoa học là một trong hai nhiệm vụ chính của ĐHQGHN. ĐHQGHN đã thành lập 9 trung tâm, viện nghiên cứu trực thuộc trên cơ sở tổ chức lại các trung tâm NCKH của các trường thành viên nhằm gắn kết các hoạt động NCKH của các trung tâm với công tác đào tạo của các trường chuyên ngành. Trong giai đoạn 1996-2000 ĐHQGIiN được giao nhiều nhiệm vụ NCKH cấp nhà nươc: 6 đề tài về khoa học công nghệ, 2 đề tài KHXH&NV, 95 đề tài nghiên cứu cơ bản trong KHTN, chiếm 1/3 kinh phí dành cho rình vực nghiên cứu cơ bản của cả nước. ĐHQGHN còn là nơi tổ chức nhiều cuộc hội thảo, hội nghị quy mô quốc gia và quốc tế, như Hội nghị quốc tế về Việt nam học lần I, Hội thảo quốc tế về giaó dục đại học thế kỷ 21, hội thảo quốc gia về l ừng ngập mặn, ...[21] 6 Cho đến nay ĐHQGHN đã là một trong những trung tâm đại học đa ngành, đa linh vực lớn của cả nước và đang phấn đấu để thực hiện sứ mệnh trở thành một trung tâm hàng đầu quốc gia trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo, nghiên cứu khoa học, từng bước tiếp cận với trình độ phát triển của nền giáo dục đại học tiên tiến trong khu vực và trên thế giới. Đf đảm bảo cho cồng tác ĐT&NCKH có chất lượng cao, ĐHQGHN cũng rất chú trọng đẩu tư xây dựng các đơn vị phục vụ cho ĐT&NCKH.Trong số các đơn vị có những đóng góp và ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng ĐT&NCKH của ĐHQGHN là Trung tâm Thông tin -Thư viện. Trong tâm TT-TVĐHQGHN được thành lập trên cơ sở hợp nhất các thư viện trường đại học thành viên thành một đơn vị trực thuộc ĐHQGHN và làm nhiệm vụ đảm bảo thông tin tư liệu chú công tác ĐT&NCKH của cả ĐHQGHN. 1.2 Cơ Cấu tổ chức và nhiệm vụ của các thu viện truừng đại hộc trong ĐHQGHN trước khi thành lập Trung tâmTT-TVĐHQGHN ĐHQGHN được thành lập tháng 12 năm 1993, nhưng đen tháng 2 nam 1997 Trung tâm TT-TV ĐHQGHN mới được thành lập. Trong thời gian từ 1994 đến đầu năm 1997 công tác TT-TV trong ĐHQGHN vẫn do các thư viện ở các trường đại học thành viên đảrti nhận, đó là Thư viện ĐHTHHN (từ 1994 giao cho trường ĐHKHXH&NV quản lí va phục vụ cho cả trường ĐHKHTN), Thư Viện trường ĐHSPHNI, Thư viện trường ĐHSPNNHN. Các thư viện này là một bộ phận của các trường đại học thành viên trong ĐHQGHN, do vậy pnụ thuộc các trường này về nhân sự, ngân sách, cơ sở vật chất,... Các thu' viện vẫn hoạt động độc lập với nhau, mặc dù cùng nằm trong ĐHQGIIN Thu' viện ĐHTHHN, Thư viện ĐHSPHNI đều là nhưng thư viện đại học được thành lập khá sớm có bề 7 dày lịch sử trên 40 năm và là một trong những thư viện dại học lớn nhất cua khu vực Hà nội và cả nước. Nhiệm vụ chủ yếu của các thư viện này là phục vụ thông tin và tư liệu sát với diện / lĩnh vực ĐT&NCKH của các trường đại học thành viên trong ĐHQGHN mà nó trực thuòc. Thư viện ĐHTHHN là một trong những thư viện đại học lớn phục vụ vụ tài liệu khoa học cơ bản về KHTN và KHXH&NV. Thu' viện ĐHSPHNI, bèn cạnh việc phục vụ tài liệu về khoa học cơ bản còn là một thư viện có tiềm năng 1Ớ11 về phục vụ tài liệu về khoa học Giáo dục. Thư viện ĐHSPNN chú yếu phục vụ tài liệu về văn hoá và ngôn ngữ nước ngoài. Ngoài ra các thư viện này còn đảm nhận mọt số nhiệm vụ như nghiên cứu khoa học và đào tạo, bồi dưỡng về thông tin-thư viện như ở Thư viện ĐHTHHN [39]; Đảm bảo cung cấp học liệu cho quá trình dạy học như ở Thư viện ĐHSPNNHN; Hướng dẫn sinh viên chuyên ngành TT-TV thực tập,... Thư viện ĐHTHHN và thư viện ĐHSPHNI đều là những thư viện đại học có kho sách lớn cỡ từ 600.000 đến 700.000 bản, riêng thư viện ĐHTHHN có kho tạp chí với 3000 tên còn thu' viện ĐHSPNN có kho sách trên 100.000 bản [15]. v á n tài liệu của các thư viện này là nguồn thông tin rất quý cho công tác ĐT&NCKH trong lĩnh vưc khoa học cơ bản về KHTN, KHXH&NV và KHGD cho ĐHQGHN hiện nay. Vê co cấu tô chức, các thư viện này đều là đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu các trường đại học, ngang hàng với các phòng ban / khoa trong trường. Trong từng thư viện đều tổ chức các bộ phận theo các quy trình nghiệp vụ thư viện, bao gồm hai khối chính: Khối kĩ íhuật nghiệp vụ và khối tổ chức phục vụ bạn đọc. Tuỳ theo quy mô mà các thư viện chia các bộ phận trong thư viện thành các tổ / nhóm làm việc khác nhau và lãnh đạo các thư viện là Ban Giám đốc / trưởng thư viện. Thư viện ĐHTHHN, đã thành lập các tổ: Tổ Bổ sung - Trao đổi, tố Biên mục, tổ Thông tin -Thư mục - nghiệp vụ, các tổ phục vụ đọc và mượn. Thư 8 viện ĐHSPHN và thư viện ĐHSPNNHN chỉ thành lập các tổ: Tổ Kĩ thuật - Nghiệp vụ, tổ phục vụ đọc và tổ phục vụ mượn. Đặc biệt trong các tổ phục vụ mượn đều có nhóm phục vụ giáo trình riêng, đây là đặc thù của thư viện trường đại học. Để tư vấn cho giám đốc thư viện về các lĩnh vực chuyên môn từ năm 1995, thư viện ĐHTHHN còn được thành lập Hội đông khoa học của thư viện, hội đổng này do Hiệu trưởng trường đại học 1'a quyết định, giám đốc thư viện còn là thành viên của Hội đồng khoa học trường. Đây là một trong những yếu tỗ rất quan trọng trong việc hoàn thành nhiệm vụ phục vụ ĐT&NCKH của nha trường và cho sự phát triển của thư viện ĐHTHHN. Khi ngươi lãnh đạo thư viện được tham gia Hội đồng khoa học trường đại học sẽ tiếp cận nhanh chóng các định hướng về ĐT&NCKH của nhà trường để có kế hoạch đúng đắn và kịp thời cho thư viện của mình và đồng thời cũng thể hiện vai trò của thông tin khoa học trong phục vụ ĐT&NCKH ở trường đại học. Tuy nhiên các thư viện đại học trường thành viên ĐHQGHN cũng gặp không ít khó khăn trong việc được đầu tư kinh phí tập trung cho việc giải quyết một số công tác nghiệp vụ cần thiết, ví dụ như, tin học hóa công tác thư viện, tiong đó có việc xậy dựng CSDL hồi cố các kho tài liệu; Cải tiến và mở rộng các hình thức phục vụ kho mở,... Bởi vì các thư viện không được phcĩn cấp quản lí ngân sách hàng năm, nên ngoài các khoản như lương cán bộ r v , kinh phí bổ sung tài liệu được cấp thường kỳ, còn kinh phí cho các việc khác được cấp nhiều hay ít thường phụ thuộc vào quan niệm về công tác thư viện của lãnh đạo trường và môt phần vào mối quan hệ của người phụ trách thư viện với các phòng ban trong trường đại học. ở thư viện ĐHTHHN, đến cuối năm 1996 có một CSDL hơn 10.000 biểu ghi, trong đc 7000 biểu ghi là do kinh phí của Trung tâm 1 1 1LKH&CNQG cấp thông qua hai hợp đồng xây dựng và cung cấp CSDL. Ngay cả kinh phí bổ sung tài liệu cũng rất hạn hẹp, trong các năm 1995, 1996, cả 3 thư viện chỉ được cấp khoảng 250-300 triệu VND cho công tác này. 9 Nhìn chung cho chu đến thời điểm trước khi thành lập Trung tám TT-TV ĐHQGHN, các thư viện trường đại học thành viên đã hoàn thành sứ mệnh của mình. Trong điều kiện khó khăn về kinh phí, sự ràng buộc bởi cơ chế quan lý, các thư viện đã đáp ứng được nhu cầu tin cho cỏng tác đào tạo và một phán nào cho nhu cầu tin về NCKH của các trường đại học trong E’HQGHN. Nhưng để đảm bảo thông tin cho một ĐHQG đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao thì cần thiết phải tổ chức lại các thư viện đại học trong ĐHQGHN thành một cơ cấu thống nhất và có một cơ chế hoạt động thích hợp - đó cũng là lý do cho sự m đời của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN. 1.3 Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN Trung tâm TT-TV ĐHQGHN được thành lập tháng 2 năm 1997 theo Quyết định số 66/TCCB của Giám đốc ĐHQGHN [5]. Trung tâm được thành lập trên cơ sở hợp nhất các thư viện của các trường đại học thuộc ĐHQGHN, đó là các thư viện trường ĐH KHXH&NV (Thư viện ĐHTHHN trước đây), thư viện trường ĐHSP (Thư viện ĐHSPHNI) và thư viện trường ĐHNN (Thư viện ĐHSPNNHN). Trung tâm TT-TV ĐHQGHN là một đơn vị trực thuộc ĐHQGHN, nằm trong khối các đơn vị phục vụ ĐT&NCKH cua ĐHỌGHN. Trung tàm hoạt động theo một quy chế riêng do Giám đốc ĐHQGHN ban hành tháng 4 năm 1998 [4]. Vê chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm TT-TVĐHQCiHN. trong quy chê chỉ rõ: " Trung tâm có chức năng thông tin và thư viện phục vụ các công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và quản lí của ĐHQGHN. Trung tâm có nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lí, thông báo và cung cấp tin, tài liệu khoa học phục vụ cán bộ và sinh viên ĐHQGHN " (điều5).Các nhiệm vụ cụ thể của Trung tâm được thể hiện ở điều 6 của quy chế, có thể tóm lược như sau: 10 1. Tham mưu cho lãnh đạo ĐHQGHN về phương hướng tổ chức và hoạt động TT-TV trong ĐHQGHN. Xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn pnát triển hệ thống TT-TV trong ĐHQGHN. Tổ chức và điều phối hệ thống TI -TV trong ĐHQGHN. 2. Thu thập, xử lí, lưu trữ, bảo quản và tổ chức phục vụ thông tin cho cán bộ và sinh viên ĐHQGHN bằng các phương tiện và hình thức phù hợp và tiện lợi nhất. 3. Nghiên cứu khoa học TT-TV để ứng dụng những thành tựu khoa học và công nghệ mới vào vào công tác TT-TV. Đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ thư viện và đào tạo người dùng tin trong ĐHQGHN- 4. Phát triển quan hệ hợp tác, trao đổi với các cơ quan TT-TV trong và ngoài nước nhằm tăng cường nguồn tài liệu, kinh nghiêm tiên tiến và nâng cao trình độ cán bộ của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN. Cơ cấu tổ chức và cơ chê hoạt động của Trung tâm TT-TV ĐHQGHN. Bộ máy tổ chức của Trung tâm gồm: Ban Giám đốc; Các phòng chuyên môn và chức năr.g [ xem sơ đổ: Phụ lục 1]. Bơn Giám đốc gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc. Giám đốc và các phó Giám đốc Trung tâm thuộc diện cán bô do ĐHQGHN quản lí, nghĩa là các chức danh này do Giám đốc ĐHQGHN bổ nhiệm và miễn nhiệm. Các phòng chức năng và chuyên môn của Trung tâm gồm: Khối các phòng chức năng: 1. Phòng Hành chính (gồm các chức năng: Tổng hợp, tổ chức cán bộ, đối ngoại, thiết bị); 2. Phòng Tài vụ. Khối các phòng chuyên môn: 1. Phòng Bổ sung -Trao đổi; 2. Phòng Biên mục (Xử lí kỹ thuật); 3. Phòng Thông tin - Thư mục và nghiệp vụ; 4. Phòng Máy tính và Mạng; 5. Phòng Phục vụ bạn đọc Chung (Nhà trung tâm 7 tầng); 6. 11 Phòng phục vụ bạn đọc trường ĐHKHTN; 7. Phòng phục vu bạn đọc trường ĐHKHXH&NV (gồm cả bộ phận đọc Mễ trì); 8. Phòng Phục vụ bạn đọc trường ĐHNN; 9. Phòng Phục vụ bạn đọc trường ĐHSP. Các phòng của Trung tâm được thành láp theo nguyên tắc không làm xáo trộn các hoạt động thường xuyên của các thư viện đại học thành viên đã có, do vậy về cơ bản các phòng phục vụ bạn đọc là các thư viện đại học đã có và vẫn ở nguyên vị trí địa lí cũ. Các phòng chuyên môn về kĩ thuật nghiệp vụ TT-TV được thành lập trên cơ sở sát nhập các tổ xử lí kỹ thuật của các thư viện đại học thành viên lại nhưng có chọn lựa cán bộ cho phù hợp với yêu cầu công việc của Trung tâm. Chỉ trong một thời gian ngắn Trung tâm đã đi vào ổn định và hoạt động theo cơ chế mới. Đến cuối năm 1999. Phòng phục vụ bạn đọc trường ĐHSP tách ra và chuyển về trường ĐHSPHN theo Quyết định số: 13292/TCCB của Giám đốc ĐHQGHN về việc bàn giao một số đơn vị về trường ĐHSPHN. Trung tâmTT-TV là một đơn vị trực thuộc ĐHQGHN. Trung tâm là đơn vị sự nghiệp phục vụ cho công tác ĐT&NCKH, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng và là đơn vị dự toán cấp III. Hàng năm, Trung tâm lập kế hoạch, dự trù ngân sách, bảo vệ và nhận kế hoạch trước giám đốc ĐHQGHN. Đếi với các đơn vị trong ĐHQGHN, Trung tâm có trách nhiệm hợp tác chặt chẽ mọi mặt trong việc bổ sung, xử lí, cung cấp thông tin và tài liệu cho người dùng tin trong toàn ĐHQGHN. Trung tâm được nhận lưu chiểu các xuất bản phẩm do ĐHQGHN xuất bản, các luận án Sau đại học bảo vệ ở ĐHQGHN hoặc người viết là cán bộ, sinh viên ĐHQGHN. ..Trung tâm được trực tiếp quan hệ với các trường đại học, các cơ quan nghiên cúi, các cơ quan TT-TV trong và ngoài nước trong phạm vi pháp luật của nhà nưóc và các quy định của ĐHQGHN để giải quyết các còng việc liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ của mình. 12 Với chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như trên, Trung tâm TT-TV ĐHỌGHN là một mô hình mới trong thư viện các trường đại học ở nước ta. Mô hình mới này thể hiện ở một số điểm sau: 1/ Nhiêm vụ của Trung tâm nặng nề hơn là phải đảm bảo thông tin tư liệu cho công tác ĐT&NCKH chất lượng cao của một ĐHQG đa ngành, đa lình vực, có quy mô lớn gồm nhiều trưòng, khoa, viện, trung tâm nằm trên địa bàn rộng. Nhiệm vụ này quy định cho định hướng xây dựng và phát triển của Trung tâm. 2/ Quy mô của Trung tâm khá lớn, có đầy đủ các phòng ban chức năng và chuyên môn và hoạt động như một Trung tâm TT-TV độc lập, theo một quy chế riêng do Giám Đốc ĐHQGHN ban hành. 3/ Trung tâm được hoạt động trong một cơ chê mang tính tự chủ cao mà chưa một thư viện trường đại học thành viên nào trước kia có được, đây là một trong những điều kiện thuận lợi mang tính chất quyết định cho qua trình phát triển của Trung tâm sau này. Đồng thời íính tự chủ cao này đi liền với tính tự chịu trách nhiệm trước pháp luật nhà nước và các quy định của ĐHQGHN. Trải qua gần 3 năm hoạt động theo cơ chế mới, cộng với việc phát huy những thế rnạnh vốn có của các thư viện đại học thành viên trước kia, Trung tâm TT-TV ĐHQGHN đã có những bước phát triển đáng kể. Thời gian 3 năm chưa phái là dài, nhưng cũng cần thiết cho việc nghiên cứu, xem xét để rút ra những đánh giá ban đầu về những điểm mạnh, yếu của công tác TT-TV ĐHQGHN, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này ờ ĐHQGHN. 13 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI II.l Vốn tài liệu của Trung tâm Thông tin -Thư viện ĐIIQGHN II.l.l. Vốn tài liệu của các thư viện trường thành viên trước khi sáp nhập Cả 3 thư viện trường ĐHTHHN, ĐHSPHN, ĐHSPNN có hơn 1,4 triệu bản sách với hơn 190.000 tên loại; hơn 3000 tên tạp chí, trong đó có đến hơn 2500 tên tạp chí nưóc ngoài tập trung chủ yếu ở thư viện ĐHTHHN.Đây là vốn tài liệu khá lớn về khoa học cơ bản về Khoa học Tự nhiên, Khoa học Xã hội và Nhân văn, Khoa học Giáo dục và Ngoại ngữ và là kho tài liệu rất quan trọng cho Trung tãm TT-TV ĐHQGHN sau này. Tuy vậy, trong những năm giữa của thập kỷ 90, kinh phí bổ sung của các thư viện này hết sức hạn hẹp. Ví dụ, năm 1995, ở Thư viện ĐHTHHN, chỉ được cấp khoảng 50 triệu VND cho bổ sung sách; ở Thư viện ĐHSPHN có khá hơn, khoảng 150 triệuVND [19]. Số kinh phí chỉ để mua giáo trìnhvà sách tham kháo trong nước. Nguồn tài liệu mua từ nước ngoài hâu như bị ngừng trệ. Một trong những nguyên nhân quan ti ọng, là sau năm 1991, Liên Xô và hệ thống XHCN Đông Âu sụp đổ, nguồn tài liệu mà các thư viện mua và nhận tặng biếu ở các nước này lâu nay với giá 1'ẻ đả bị ngừng' hẳn. Còn ở Thư viện ĐHTH HN, sau 1979, nguồn tạp chí ngoại bằng Tiếng Anh mua qua sao chụp từ Trung Quốc cũng không còn nữa. trong khi đó kinh phí để mua tài liệu nước ngoài theo cơ chế thị trường lại không được đáp ứng kip thời. Nguồn tài liệu của Thư viện ĐHTHHN, và Thư viện ĐHSPHN1 có đến 1/3 là tài liệu tiếng Nga, xuất bản từ trước năm ] 990, đã lạc hậu về nội dung nhất là một số tài liệu về công nghệ đã lâu nay không được tharh lọc do vậy chiếm khá lớn điện tích kho sách, ở Thư viện ĐHTHHN, đo tình trạng phải di chuyển nhiều địa điểm nôn số lượng sách nằm tổn đọng dưới nền kho và trên giá khá lớn (ước 14 tính đến hàng trăm ngàn bản) là một trong những vấn đề nan giải cho công tác thống kê và thanh lọc tài liệu của Trung tâm sau này. Những điều đáng quan tâm nhất là vốn tài liệu của các thư viên đại học thành viên trước đây đã không đáp ứng được yêu cầu đổi mới của công tác ĐT & NCKH của một trường đại học đa ngàiứi, đa lĩnh vực Ìihư ĐHQGHN. Công tác phát triển vốn tài liệu của Trung tâm phải được đẩu tư tập trung và đặt trong một cơ chế chủ động cao, mới đáp ứng được nhu cầu về thông tin tư liệu cho công tác ĐT&NCKH của ĐHQG HN trong thời kỳ mới. II.1.2 Công tác phát triển vốn tài liệu của Trung tâm TT -TV ĐHQGHN Trong thời gian 3 năm, từ khi thành lập Trung tâm, công tác phát triển vốn tài liệu đã có những bước tiến đáng kể. v ề cơ chế có thuận lợi cơ ban. Trung tâm được ĐHQGHN cho phép thu nhận lưu chiểu những xuất ban phẩm do ĐHQGHN xuất bản, các luân án Sau đại học được bảo vệ ở ĐHỌG HN. Các tài liệu hội thảo, họi nghị khoa học do ĐHQGHN tổ chức, cấc báo cáo kết quá NCKH của cán bộ trong ĐHQGHN chủ trì hoậc tham gia Dạc biệt, do là môt đơn vị có tài khoản riêng, nên khoản ngân sách cho bổ sung tài liệu mới được tăng lên đáng kể và được cấp phát kịp thời. Hàng năm khoảng 1 tỉ VND được dành cho việc mua tài liệu số tiền này bằng 1/3 ngân sách hàng năm của Trung tâm. Mặt khác, là môt đơn vị có tư cách pháp nhân trong quan hệ đối ngoại (trong và ngoài nước) nên Trong tâm có điều kiện thuận lợi trong việc trao đổi tài liệu với các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước. Do vậy sô tài liệu nhận được từ nguồn này cũng tăng lên đáng kể. Do những điều kiện thuận lợi mới, nên vốn tài liệu của Trung tâm trong 3 năm qua đã gia tăng về số lượng, nội dung và loại hình: 15 a) Tài hêu mua bằng ngân sách: Bảng I Loại hình Tiếng Việt Tiếng nước ngoài 54.532C Sách 476 c 3.986 tên Tạp chí 143 tên 45 tên Vật mang tin Băngtiếng, băng Đĩa CD: 127 c khác hình: 25Oc b) Tài liẽu nhân từ nguổn biếu tăng: Bong 2 Tiếng nước Loại hình Tiếng Việt ngoài 565 c 2316 c Sách 68 tên 1457 tên Tạp chí 190 c, 20 tên 4348 c, 140 tên c) Tổng hơp kết quả bổ sung: Bang 3 Phân tích Tổng số sách Chủ đề Mục đích sử dụng Tổng KH KH Học Tra Tham Giáo KHTN loại XH UD ngữ cứu khảo trình 57.127C 657 11.131 39.944 1411 4064 547 18909 35545 Tỷ lệ % 1,15 19,48 69,92 2,47 7,11 1,0 33,1 62,2 16 Phối hợp với 3ộ môn Hán - Nôm trường Đại học KHXH&NV, Trung tâm đã bổ sung được một loại tài liệu đặc biệt, đó là các thác bản văn bia sưu tập ở khu vực phía Bắc nước ta với số lượng là: 2000 bản. Nguồn tài liệu mới này sẽ phục vụ cho cóng tác ĐT&NCKH trong lĩnh vực nghiên cứu văn học và lịch sử cổ trung đại Việt nam. Loại hình tài liệu ngoài tàí liệu in như băng tiếng.băng hình, đ k CD, là loại tài liệu lần đầu tiên được bổ sung. Bởi vì, Trung tâm được trang bị các phòng Multimedia nên mới có điều kiện để xây dựng kho tài liệu này và đưa vào phục vụ bạn đọc. Đặc biệt trong sô này có các đĩa CD CSDL về KHTN, KHXH&NV, công nghệ, khoa học giáo dục được bổ sung thường xuyên. Đây là nguồn tài liệu điện tủ đầu tiên của Trung tâm được mua từ nước ngoài. Phân tích nhưng số liệu trên cho thấy một số điểm đáng lưu ý sau: Một là, số lượng tài liệu mua từ nước ngoài còn quá ít so với số lượng tài liệu mua trong nước (bảng 1). Nguyên nhân chính là do kinh phí. Trung tâmTT - TV ĐHQGHN chưa phải là đơn vi được cấp ngoại tệ để mua tài liệu nước ngoài, mặc dù kinh phí bổ sung một năm khoảng 1 tỷ VND, nhưng chưa phải là nhiéu để có thể mua tài liệu nước ngoài nhiều hơn. Mặt khác giá tiền mua tài liệu nước ngoài là khá cao. Tổng số 476 cuốn sách Tiếng Aiih mua được trong 3 năm tù 1997 đến 1999 đã phải chi hết trên 140 triệu VND, còn với 45 tên báo và tạp chí ngoại đã mua hết 12.784 USD (tương đương 180 triệu VND). Nêu so sánh với số tài liệu nưởc ngoài nhận được qua biếu tặng, thì thấy số tài liệu này về sô lượng còn quá ít, tuy nhiên về chất lưẹrng sẽ hơn hẳn tài liệu nhận qua biếu tặng. Bởi vì đây là tài liệu Trung tâm chủ động đặt mua, dựa theo yêu cầu của các trường và các khoa và là tài liệu mới, giá trị thông tin cao. Hai là, phân tích theo nội dung tài liệu cho thấy, chiếm tỷ lệ cao vẫn là tài liệu về khoa học cơ bản về KHTN và KHXH&NV trong đó KHXH&NV chiếm tỷ lệ cao nhất, đến 69,92% còn khoa học ứng đụng và công nghệ còn đạt ở mức - ! HC c ỉl V \ ' i ii~ F(.iNG Í M Ĩ i ỉ Õ M G T í N : " 17 V - U / 1 Ỉ 5 - ở mức thấp 2,47%. Điều này có lý do khổch quan là loại tài liệu KHCN trong nước thường xuất bản ít hơn loại tài liệu về KHXH&NV. Ba là, nếu theo mục đích sử dụng gồm tài liệu tra cứu, tài liệu tham kháo và giáo trình thì thấy tỷ lệ giáo trình chiếm khá cao (bảng 3): 62,2%, sau đó đến sách tham khảolà 31,1%. Đây là đac thù của thư viện trường đại học, trong việc đảm bảo tài liệu cho quá trình dạy và học của thầy giáo và sinh viên theo các môn học và năm học. Đánh giá chung công tác phát triển vốn tài liệu Công tác phát triển vốn tài liệu của Trung tâm 3 năm qua đã có nhũng tiên bộ đáng kể. Số lượng tài liệu được bổ sung tàng khá nhanh, đã bắt đầu mua được tài liệu của nước ngoài, các dạng tài liệu nghe nhìn và các tài liệu điện tử. Vốn tài liệu mới này đã phần nào đáp ứng được nhu cầu về thông tin tư liệu cho công tác ĐT& NCKH của ĐHQGHN. Sở dĩ đạt được những kết quả trên, là do những điều kiện thuận lợi về cơ chế hoạt động, nhất là được đầu tư tạp trung và tự chủ về ngân sách, một trong những điéu kiện tiên quyết cho việc bổ sung tai liệu đúng yêu cầu và kịp thời. Tuy nhiên vốn tài liệu của Trung tâm vẫn còn thiên nhiều về khoa học co bản, các tài liệu về các ngành khoa học công nghệ mũi nhọn mới bổ sung được ít, nguồn tài liệu nhận qua trao đổi hầu hết lạc hậu do Trung tâm chưa chủ động được trong việc đặt yêu cầu cho phía bạn trong việc trao đổi tư liệu. Công tác thanh lọc tài liệu cũ tồn đọng lâu nay chưa thực hiện được, do vậy công tác tổ chức kho và thống kê gặp nhiều khó khăn do thiếu diện tích, nhất là ở kho sách Thượng đình. 18