ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------- HUỲNH THANH XUÂN TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI NGUYÊN ĐIỆN TỬ TẠI CÁC THƯ VIỆN THÀNH VIÊN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆN CHUYÊN NGÀNH : KHOA HỌC THƯ VIỆN MÃ SỐ : 60.32.20 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS. TSKH. BÙI LOAN THÙY THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2009 Lời cảm ơn Tôi xin chân thành cảm ơn: - PGS. TSKH. Bùi Loan Thùy đã hướng dẫn tận tình, truyền đạt các kiến thức, kinh nghiệm quý báu giúp tôi thực hiện và hoàn thành luận văn. - Các Thầy, Cô giáo Khoa Thư viện - Thông tin học trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn - Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh cùng toàn thể các Thầy, Cô giáo đã nhiệt tình giảng dạy, giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn. - Phòng Đào tạo Sau đại học trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn – Đại học Quốc gia Tp. HCM. - Các bạn đồng nghiệp Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn - Đại học Quốc gia TP.HCM, Trường Đại học Kinh tế - Tài chính Tp. HCM đã tạo điều kiện, giúp đỡ tôi có cơ hội tốt nhất để hoàn thành luận văn. - Ban Giám đốc các Thư viện thành viên trong hệ thống ĐHQG HCM, các bạn đồng nghiệp tại các Thư viện đã cung cấp các thông tin, số liệu, chia sẻ kinh nghiệm giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn. TP.HCM, ngày 10 tháng 12 năm 2009 Tác giả Huỳnh Thanh Xuân Lời cam đoan Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa công bố ở công trình nào khác. Tác giả BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Giải nghĩa 1. CSDL Cơ sở dữ liệu 2. TNĐT Tài nguyên điện tử 3. TLĐT Tài liệu điện tử 4. KHTN Khoa học tự nhiên 5. NHDL Ngân hàng dữ liệu 6. ATTT An toàn thông tin 7. CNTT Công nghệ thông tin 8. TTTT-TVĐHKHXH & NV Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn 9. TVTT Thư viện Trung Tâm 10. TV ĐHBK Thư viện Đại học Bách khoa 11. TVĐH Thư viện đại học 12. ĐHQG -TP.HCM Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh 13. N1 Nhóm 1 14. N2 Nhóm 2 15. SL Số lượng 16. GPO Government Printing Office 17. HTTP Hypertext Transfer Protocol 18. FTP File Transfer Protocol 19. SMTP Simple Mail Transfer Protocol MỤC LỤC Phần mở đầu ...................................................................................................................... 1 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, KHAI THÁC NGUỒN TÀI NGUYÊN ĐIỆN TỬ TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC........... 8 1.1. Các khái niệm về nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện....................................... 8 1.1.1. Định nghĩa............................................................................................................... 8 1.1.2. Đặc điểm của nguồn tài nguyên điện tử ................................................................... 9 1.1.3. Các sản phẩm điện tử trong thư viện...................................................................... 13 1.1.4. Các dịch vụ thông tin điện tử ................................................................................. 18 1.2. Xu hướng phát triển nguồn tài nguyên điện tử và vấn đề bản quyền. ..................... 19 1.2.1. Xu hướng phát triển nguồn tài nguyên điện tử ....................................................... 19 1.2.2. Vấn đề bản quyền trong khai thác nguồn tài nguyên điện tử .................................. 22 1.3. Công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học ............................................................................................................................. 25 1.3.1. Xây dựng và phát triển kho dữ liệu điện tử trong thư viện đại học ......................... 27 1.3.2. Các tiêu chí đánh giá nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học................... 35 1.3.3. Các nguyên tắc quản lý nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học ............... 41 1.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong khai thác nguồn tài nguyên điện tử của thư viện đại học ...................................................................................................................... 47 1.3.5. Nhu cầu sử dụng nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học .......................... 56 1.3.6. Tầm quan trọng của công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học................................................................................................... 58 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI NGUYÊN ĐIỆN TỬ TẠI CÁC THƯ VIỆN THÀNH VIÊN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ..................................................................... 60 2.1. Xu hướng hiện đại hóa hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh ...... 60 2.1.1. Nguồn tài nguyên thông tin ................................................................................... 62 2.1.2. Cơ sở vật chất, trang thiết bị .................................................................................. 63 2.1.3. Nhân lực phục vụ cho thư viện hiện đại ................................................................. 64 2.1.4. Kinh phí đầu tư cho thư viện theo hướng hiện đại.................................................. 65 2.2. Thực trạng công tác tổ chức, quản lý nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thành viên Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh................................................................. 66 2.2.1. Công tác tổ chức, quản lý CSDL thư mục.............................................................. 66 2.2.2. Công tác tổ chức, quản lý CSDL toàn văn ............................................................. 75 2.2.3. Công tác tổ chức, quản lý các bộ sưu tập số........................................................... 85 2.2.4. Công tác tổ chức, quản lý các CSDL online và offline từ các nguồn mua .............. 88 2.2.5. Công tác tổ chức, quản lý tài liệu đa phương tiện................................................... 97 2.3. Thực trạng khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thành viên Đại học Quốc gia Tp. HCM ...................................................................................................100 2.3.1. Nhu cầu sử dụng nguồn tài nguyên điện tử ...........................................................100 2.3.2. Thực trạng khai thác CSDL thư mục ....................................................................106 2.3.3. Thực trạng khai thác CSDL toàn văn ....................................................................112 2.4. Nhận xét, đánh giá công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thành viên Đại học Quốc gia Tp. HCM...............................................117 2.4.1. Nhận xét của người sử dụng về công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử.................................................................................................................117 2.4.2. Đánh giá công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện được khảo sát.....................................................................................................123 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP CẢI TIẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI NGUYÊN ĐIỆN TỬ TẠI CÁC THƯ VIỆN THUỘC ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM......................................................................................................130 3.1. Định hướng phát triển hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp. HCM ..................130 3.2. Các giải pháp cải tiến công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn TNĐT trong hệ thống thư viện Đại học Quốc gia Tp. HCM ................................................................133 3.2.1. Bảo đảm sự tập trung và thống nhất trong công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện trong Đại học Quốc gia Tp.HCM ....................133 3.2.2. Hoàn thiện phần mềm sử dụng cho công tác tổ chức, quản lý nguồn tài nguyên điện tử. ............................................................................................................................137 3.2.3. Nâng cao chất lượng hạ tầng kỹ thuật ...................................................................138 3.2.4. Nâng cao hiệu quả khai thác tài nguyên điện tử kết hợp với phát triển các dịch vụ cung cấp thông tin điện tử ...............................................................................................139 3.2.5. Cải tiến vấn đề sao lưu dữ liệu, bảo mật và an toàn thông tin số ...........................141 3.2.6. Nâng cao chất lượng nhân lực làm công tác tổ chức, quản lý nguồn tài nguyên điện tử .............................................................................................................................144 KẾT LUẬN.....................................................................................................................146 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................................................148 PHỤ LỤC ................................................................................................................….. 153 Phụ lục 1: Các loại văn bản pháp qui............................................................................... 154 Phụ lục 2 : Phiếu khảo sát các thư viện............................................................................ 157 Phụ lục 3 : Bảng tổng hợp số liệu khảo sát các thư viện................................................... 161 Phụ lục 4 : Phiếu điều tra nhu cầu tin của người sử dụng................................................. 168 Phụ lục 5 : Bảng tổng hợp phiếu khảo sát người sử dụng................................................. 171 Phụ lục 6 : Qui định sử dụng tài liệu điện tử của các thư viện.......................................... 177 Phụ lục 7 : Danh mục các sản phẩm điện tử..................................................................... 184 Phụ lục 8 : Qui trình số hóa và qui trình phục vụ tài liệu điện tử toàn văn của thư viện ... 190 Phụ lục 9 : Phiếu phỏng vấn Ban giám đốc các thư viện thành viên Đại học Quốc gia..... 195 Phần mở đầu 1. Tính cấp thiết của đề tài Chúng ta đã bước vào thế kỷ XXI – kỷ nguyên của thông tin, của thời đại điện tử. Thông tin điện tử đang là một lực lượng thúc đẩy mạnh mẽ nền kinh tế toàn cầu, điều cốt lõi của nó chính là mạng Internet. Một trong những mục tiêu của các trung tâm thông tin – thư viện là cung cấp thông tin điện tử và các dịch vụ điện tử thông qua mạng Internet. Internet làm cho hoạt động thư viện năng động hơn, đồng thời thiết lập các mối quan hệ toàn cầu mà ở đó cán bộ thư viện có thể giao lưu, đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin của người sử dụng. Thư viện đang trong thời kì gần như phụ thuộc vào hệ thống dữ liệu số, và sự phụ thuộc này dường như ngày càng sâu sắc hơn trong những năm vừa qua, khi xuất hiện các dịch vụ giao dịch trực tuyến và khả năng truy cập trực tiếp vào các nguồn dữ liệu số. Người sử dụng có thể so sánh dịch vụ thư viện mà họ được cung cấp với các dịch vụ thông dụng hiện thời như các trang tìm kiếm Google hay Amazon.com, và họ mong muốn rằng, thư viện cũng cung cấp những dịch vụ có mức độ tương tự như thế, với tính năng đơn giản, khả năng tìm kiếm vượt trội và tiện ích cho người sử dụng. Nguồn tài nguyên điện tử làm thay đổi cách nhìn của xã hội đối với thư viện, thay đổi quan điểm của xã hội cho rằng thư viện chỉ là nơi lưu trữ sách, tài liệu bản in, đẩy lùi hình ảnh cũ kỹ của những kho sách, thay vào đó là máy tính hiện đại, thiết bị đa phương tiện, sách, báo - tạp chí, giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học điện tử,…. Thư viện không chỉ có giá kệ sách mà phải có tủ đựng CD ROM, máy chủ đủ mạnh để chứa dữ liệu phục vụ truy cập trực tuyến. Công tác bảo quản, bảo trì CD ROM và máy móc thiết bị đòi hỏi tính chuyên nghiệp. Cán bộ thư viện thường xuyên phải cập nhật kiến thức và chuyên môn nghiệp vụ, nhất là kiến thức về công nghệ thông tin để có thể quản lý và phục vụ thông tin điện tử, có khả năng xây dựng và phát triển nguồn tài nguyên điện tử nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ người sử dụng. Vấn đề liên thông, liên kết chia sẻ nguồn lực thông tin trở thành một nhu cầu tất yếu trong hoạt động thư viện. Hệ thống mạng toàn cầu Internet và sự phát triển của nguồn tài nguyên điện tử trong mỗi thư viện đã tạo tiền đề cho sự liên thông, liên kết. Thư viện điện tử, thư viện số là mục tiêu phấn đấu của ngành thư viện nước ta, trong đó thư viện đại học là những nhà tiên phong. 1 Nhận thức được tầm quan trọng của nguồn tài nguyên điện tử, thư viện các trường đại học thuộc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh đã tích cực hiện đại hóa qua việc triển khai hàng loạt các dự án với vốn đầu tư từ nhiều nguồn khác nhau. Nội dung của nhiều dự án nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động thư viện, đưa thông tin đến giảng viên, sinh viên một cách nhanh chóng, chính xác với chi phí hợp lý. Tuy nhiên, việc tổ chức, quản lý nhằm khai thác có hiệu quả nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia TP. HCM chưa thật sự được các thư viện chú trọng, quan tâm đúng mức. Nhìn chung, vẫn còn dừng ở bước đầu, hiệu quả mang lại chưa tương xứng với chi phí và công sức do các thư viện bỏ ra để đầu tư xây dựng nguồn TNĐT. Việc nghiên cứu, phân tích hiện trạng tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử của một số thư viện các trường thành viên Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh để tìm ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này có ý nghĩa thiết thực trong hoạt động thông tin thư viện đại học hiện nay. Đây là lý do tôi chọn đề tài “Tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thành viên Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh” cho luận văn thạc sỹ chuyên ngành thông tin thư viện của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cho đến nay đã có các luận văn nghiên cứu về vấn đề liên quan đến nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện như sau : - Luận văn thạc sĩ năm 1995 của tác giả Phạm Thị Yên với đề tài “ Xây dựng hệ thống quản trị thông tin luận văn, luận án khoa học của Đại học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh”. Luận văn phân tích nhu cầu thông tin của những nhóm người dùng tin khác nhau xung quanh việc khai thác nguồn tài liệu là các luận văn, luận án. Luận văn trình bày các đặc tính và giá trị thông tin của loại hình tài liệu là luận văn, luận án khoa học, nêu lên được nguyên tắc để xây dựng một hệ thống quản trị thông tin tự động hóa các luận văn, luận án khoa học của trường Đại học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh. Nhìn chung, nội dung luận văn chỉ dừng lại ở bước nghiên cứu hệ quản trị thông tin dạng thư mục và thiết lập cơ sở dữ liệu tóm tắt các luận văn, luận án dựa trên phần mềm CDS/ISIS. - Luận văn thạc sĩ năm 2003 của tác giả Mạc Thùy Dương với đề tài “Xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin điện tử tại Thư viện Quân đội”. Luận văn khảo sát quá trình 2 xây dựng và khai thác nguồn lực thông tin điện tử tại Thư viện Quân đội và một số giải pháp hoàn thiện việc xây dựng, khai thác thông tin điện tử. Luận văn đã làm sáng tỏ ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của thư viện Quân đội, đưa ra được những giải pháp thiết thực cho công tác tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin điện tử tại Thư viện Quân đội. - Luận văn “Xây dựng vốn tài nguyên điện tử tại một số thư viện trường đại học trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” của thạc sỹ Dương Thúy Hương . Luận văn chú trọng nghiên cứu thực trạng xây dựng vốn tài nguyên điện tử dưới dạng cơ sở dữ liệu toàn văn đối với tài liệu như luận văn, luận án, giáo trình, báo cáo khoa học, những loại tài liệu chỉ có ở các trường đại học, các viện hay trung tâm nghiên cứu, đồng thời được khai thác và sử dụng thông qua mạng toàn cầu Internet. Luận văn chủ yếu đưa ra các giải pháp về phát triển vốn tài liệu điện tử, chưa đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng sử dụng nguồn tài nguyên điện tử cho các thư viện. Nhìn chung, các tác giả đi sâu nghiên cứu vốn tài nguyên điện tử, chính sách phát triển vốn tài nguyên điện tử của các thư viện, cơ quan thông tin. Các tác giả đã khảo sát và đưa ra số liệu cụ thể về hiện trạng nguồn tài nguyên điện tử của từng thư viện mà mình nghiên cứu, từ đó đưa ra các giải pháp và hướng phát triển nâng cao chất lượng nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện. Tuy nhiên các giải pháp đưa ra chỉ phù hợp với thư viện được nghiên cứu, chưa mang tính chiến lược về nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn tài nguyên điện tử nói chung cho hệ thống các thư viện trong nước. - Một số bài nghiên cứu đăng trên tạp chí Thông tin và Tư liệu như: “Lựa chọn và tổ chức các tài nguyên điện tử” của tác giả Kirill Fesenko. Trong bài báo, tác giả nêu lên các tiêu chuẩn lựa chọn nguồn tài nguyên điện tử, vạch chiến lược xây dựng các kho tư liệu, bảo quản kho, thay thế xuất bản in bằng xuất bản điện tử. - “Một số giải pháp công nghệ để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam hiện nay” của tác giả Vũ Duy Lợi. Tác giả trình bày một cách khái quát về một số giải pháp công nghệ thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và đề xuất việc lựa chọn công nghệ và mô hình triển khai ứng dụng phù hợp trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam. Tác giả nêu lên hiện trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, một số giải pháp kỹ thuật quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. 3 - Bài báo “Phương pháp luận xây dựng chính sách phát triển nguồn tin” của tác giả Nguyễn Viết Nghĩa. Tác giả nêu lên tầm quan trọng của chính sách phát triển nguồn tin trong việc tạo nguồn, xây dựng hệ thống các kho tài liệu của các thư viện và cơ quan thông tin. Nhìn chung, đó là những bài viết đề cập đến nguồn tài nguyên điện tử liên quan đến chính sách bổ sung, chính sách phát triển, chia sẻ nguồn tài nguyên điện tử của một số thư viện, một số vấn đề về tổ chức và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các cơ quan thông tin thư viện. Các tác giả chưa đi sâu nghiên cứu về vấn đề tổ chức, quản lý và khai thác hiệu quả nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện nói chung và thư viện đại học nói riêng. Ngoài việc kế thừa một số kết quả nghiên cứu về thư viện điện tử, tài nguyên điện tử, luận văn đặc biệt chú trọng nghiên cứu việc tổ chức, quản lý và khai thác thông tin, hiệu quả khai thác thông tin từ các nguồn tài nguyên điện tử, từ đó đưa ra những biện pháp hiệu quả nhất trong việc tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. 3. Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý và hiệu quả khai thác sử dụng nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. Trên cơ sở này đưa ra các giải pháp cải tiến công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Xác định đặc điểm, vị trí, tầm quan trọng của nguồn tài nguyên điện tử trong công tác xây dựng và phát triển nguồn tài nguyên thông tin, các tiêu chí đánh giá, xu hướng phát triển nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện đại học. - Điều tra nhu cầu khai thác sử dụng nguồn tài nguyên điện tử của giảng viên, học viên cao học và sinh viên tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. - Khảo sát thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. - Phân tích, nhận xét, đánh giá công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia Tp.HCM. 4 - Đề xuất một số giải pháp cải tiến công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. 5. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. - Phạm vi nghiên cứu : Nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, cách thức tổ chức, quản lý và khai thác tại các thư viện:  Thư viện trung tâm Đại học Quốc gia Tp. HCM.  Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Tp. HCM.  Thư viện Đại học Khoa học tự nhiên Tp. HCM.  Thư viện Đại học Bách khoa Tp. HCM. 6. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp điều tra: Dùng bảng hỏi để thu thập thông tin về nhu cầu sử dụng nguồn tài nguyên điện tử của người sử dụng, lấy ý kiến, nhận xét đánh giá của các nhóm người sử dụng về mức độ đáp ứng, sự thuận tiện khi sử dụng nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. Thực hiện phương pháp này nhằm thu được đầy đủ thông tin của số đông ý kiến người sử dụng nguồn TNĐT tại 4 thư viện được khảo sát, phản ánh chính xác về hiệu quả khai thác nguồn TNĐT. - Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phân tích các số liệu thu được từ các phiếu khảo sát thư viện, phiếu điều tra người sử dụng, tổng hợp các số liệu để so sánh đánh giá và thấy được thực trạng công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử, ưu nhược điểm của công tác này. - Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn cán bộ lãnh đạo, quản lý các thư viện về chủ trương, chính sách và phương hướng phát triển nguồn TNĐT trong tương lai, qua đó thấy được những khó khăn trong công tác tổ chức, quản lý nguồn tài nguyên điện tử của cán bộ lãnh đạo khi vấn đề bản quyền chưa được qui định rõ đối với tài liệu điện tử. 5 - Phương pháp nghiên cứu tài liệu thư viện: Thực hiện phương pháp này nhằm thu thập các số liệu liên quan tới hiện trạng nguồn tài nguyên điện tử của thư viện, các quy trình tạo lập nguồn tài nguyên điện tử, mức độ sử dụng tài liệu điện tử của người dùng tin là sinh viên, học viên cao học, cán bộ, giảng viên. 7. Hướng tiếp cận tư liệu - Tài liệu chỉ đạo của Đảng và nhà nước về hoạt động thư viện thông tin, về chính sách phát triển và sử dụng nguồn tài nguyên điện tử. - Tài liệu nội bộ của các thư viện gồm: Báo cáo tổng kết, phương hướng hoạt động, chính sách phát triển thư viện, chính sách xây dựng nguồn thông tin điện tử tại các thư viện, các dự án phát triển thư viện,…. - Tài liệu chuyên ngành thư viện thông tin, tài liệu liên quan đến nguồn tài nguyên điện tử cũng như các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ khai thác nguồn tài nguyên điện tử như giáo trình, sách tham khảo, các bài báo tạp chí, nguồn tin trên mạng…. 8. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài - Ý nghĩa khoa học: Luận văn góp phần vào việc khẳng định vị trí, vai trò, ý nghĩa của nguồn tài nguyên điện tử trong hoạt động thư viện đại học, góp phần làm sáng tỏ lý luận về tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện. - Ý nghĩa thực tiễn: + Luận văn cung cấp những thông tin tổng quan về thực trạng tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thành viên thuộc Đại học Quốc gia Tp. HCM. + Đề xuất các giải pháp cải tiến hoạt động tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia TP.HCM. + Luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các cấp lãnh đạo trường, thư viện trong việc quản lý các hoạt động thư viện, hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử ; làm tài liệu tham khảo cho sinh viên ngành Thư viện - Thông tin trong quá trình học tập. + Kết quả nghiên cứu của luận văn là những gợi mở cho các đề tài nghiên cứu sâu hơn về các vấn đề liên quan đến nguồn tài nguyên điện tử. 6 9. Cấu trúc của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, luận văn được chia thành 3 chương : Chương 1. Cơ sở lý luận và thực tiễn của hoạt động tổ chức, quản lý, khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại thư viện đại học Trình bày cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử của các thư viện đại học. Đưa ra các khái niệm tài nguyên điện tử, tài liệu điện tử ; Xu hướng phát triển của nguồn tài nguyên điện tử ; Vấn đề bản quyền trong công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử ; Tầm quan trọng của công tác tổ chức và quản lý nguồn tài nguyên điện tử tại thư viện các trường đại học. Chương 2. Thực trạng công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thành viên Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Mô tả thực trạng công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại bốn thư viện thuộc Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. Trình bày kết quả khảo sát thực tiễn công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử và nhận xét, đánh giá về công tác này tại các thư viện được khảo sát. Chương 3. Giải pháp cải tiến công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử tại các thư viện thuộc Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Đưa ra các giải pháp khả thi nhằm cải tiến công tác tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên điện tử trong hệ thống thư viện các trường đại học thuộc Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. 7 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, KHAI THÁC NGUỒN TÀI NGUYÊN ĐIỆN TỬ TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC 1.1 Các khái niệm về nguồn tài nguyên điện tử trong thư viện 1.1.1. Định nghĩa Nguồn tài nguyên điện tử (TNĐT) là một cụm từ bao quát thể hiện các tài liệu điện tử. Tài nguyên điện tử được lưu trữ, bảo quản và đưa ra khai thác sử dụng trong các thư viện điện tử. Cho đến nay, có hai quan niệm về nguồn tài nguyên điện tử (electronic information resource). Quan niệm thứ nhất cho rằng tài nguyên điện tử hay nguồn tin số hóa (digital information resource) được dùng để chỉ cùng một sự vật là các tài liệu dưới dạng điện tử. Chúng đồng nhất về mặt ngữ nghĩa, bởi vì suy cho cùng nguyên lý làm việc của máy tính điện tử số là dựa trên sự số hóa tín hiệu, chuyển các tín hiệu tương tự về dạng 1, 0 tương ứng với các trạng thái đóng, mở của mạch tín hiệu. Việc “số hóa" tín hiệu cũng được hiểu là "điện tử hóa" tín hiệu. Nhiều chuyên gia cho rằng "Nguồn tài nguyên điện tử" chỉ bao gồm các loại tài liệu như sách, báo, tạp chí, các trang web, các cơ sở dữ liệu được bao gói hay được lưu giữ trên các vật mang tin mà người ta chỉ có thể tiếp cận tới chúng thông qua các phương tiện điện tử như máy tính. Theo nghĩa này, "Nguồn tài nguyên điện tử" sẽ không bao gồm các phần mềm máy tính như hệ điều hành, phần mềm tiện ích, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các chương trình máy tính chuyên dụng hay các dạng thông tin đặc biệt như phim ảnh, âm nhạc đã được số hóa. Quan niệm thứ hai cho rằng nguồn tài nguyên điện tử bao gồm các tài liệu như sách điện tử, tạp chí điện tử, báo điện tử, cơ sở dữ liệu và các phần mềm, các chương trình chạy trên máy tính, các file multimedia, các trang web,... tức là tất cả những cái gì có thể đọc được, truy cập được thông qua máy tính hay mạng máy tính điện tử. 1 Khái niệm tài liệu điện tử (Electronic Document) Tài liệu điện tử (TLĐT) được định nghĩa bởi nhiều từ điển khác nhau, ví dụ: 1 Tài liệu điện tử và giá cả tài liệu điện tử/Nguyễn Viết Nghĩa.- Thông tin tư liệu.-2003.- Số1.-Tr. 2-8 8 - A Document that has been scanned, or was originally created on a computer. Document become more useful when stored electronically because they can be widely distributed instantly and allow searching2. HTML and PDF are well known electronic document formation – (Tài liệu điện tử là một tài liệu được quét vào hoặc được tạo bởi một máy tính. Tài liệu trở nên hữu dụng hơn khi được lưu trữ bằng điện tử bởi vì chúng có thể được tìm kiếm và sử dụng một cách rộng rãi. Dạng thức thông dụng của tài liệu điện tử là HTML và PDF). - Electronic document means any computer data that are intended to be used in their computerized form, without being printed (although printing is usually possible) 3 - Tài liệu điện tử chỉ bất cứ dữ liệu máy tính nào (chương trình hoặc hệ thống tập tin) có khuynh hướng sử dụng bằng máy tính mà không cần in ấn (cho dù có thể in ấn). - Any information that is stored in an electronic format (eg, a computer file, videotape) 4– Bất cứ thông tin nào được lưu trữ dưới dạng điện tử, chẳng hạn như tập tin máy tính, băng video). Qua các định nghĩa trên, chúng ta có thể nhận định nguồn tài nguyên điện tử là tất cả các loại tài liệu được số hóa, được quét bằng các thiết bị kỹ thuật số hoặc được tạo bởi một thiết bị máy tính, tài liệu sẽ được lưu trữ bằng điện tử và được tìm kiếm, khai thác sử dụng một cách dễ dàng dưới các dạng thức thông dụng như PDF, HTML hoặc TEXT. Nguồn tài nguyên điện tử được nghiên cứu trong đề tài là: Cơ sở dữ liệu thư mục, cơ sở dữ liệu toàn văn (Sách, luận văn, luận án, CSDL online, CSDL offline), các bộ sưu tập số, tài liệu đa phương tiện (CD - ROM, băng cassette, băng video, Microfilm, Microfiche.) 1.1.2. Đặc điểm của nguồn tài nguyên điện tử Nguồn tài nguyên điện tử có những đặc điểm nổi bật sau: - Mật độ thông tin trong các tài nguyên điện tử rất cao. Với công nghệ nén và lưu trữ dữ liệu trên các vật mang tin từ tính, quang học, mật độ ghi thông tin ngày càng cao, dung lượng thông tin lưu trữ trên các vật mang tin này cũng rất lớn. 2 Nguồn : http://www.vistek.ca 3 Nguồn : http://www.en.wikipedia.org 4 Nguồn : http://www.sd58.bc.ca 9 - Có khả năng đa truy cập, tức là khả năng cho phép người dùng có thể tra tìm tài liệu đồng thời theo nhiều dấu hiệu khác nhau như tìm theo các yếu tố mô tả thư mục thông thường với các toán tử tìm được xây dựng theo đại số BOOL, các toán tử tìm thu gọn, tìm theo các liên kết tới các nguồn tham khảo, trích dẫn. Điều này cho phép người dùng tin có thể mở rộng hay thu hẹp phạm vi tìm kiếm, rút ngắn thời gian tra tìm . - Tài nguyên điện tử tạo cho người đọc khả năng liên hệ, tiếp cận với các tác giả, tạo ra một kênh phản hồi thông tin giữa người dùng tin và người sáng tạo ra thông tin. Bằng việc tạo ra các kết nối tới địa chỉ của tác giả, tới các bài viết của cùng tác giả, tới các bài viết về cùng vấn đề của các tác giả khác ngay trong tài liệu, hay cho phép liên kết tới các nguồn thông tin khác ngoài văn bản hiện thời như liên kết tới các nguồn tham khảo, liên kết tới các tác giả đã trích dẫn công trình. Tài nguyên điện tử có thể giúp người đọc dễ dàng theo dõi được quá trình phát triển của vấn đề và dễ dàng liên hệ với các tác giả qua thư điện tử, hay tham gia vào các diễn đàn trao đổi thông tin với những người đọc khác. - Tài nguyên điện tử cho phép lưu trữ thông tin dưới mọi dạng khác nhau như văn bản, âm thanh, hình ảnh, biểu đồ, thông tin tĩnh và động trong cùng một tài liệu. Đây là điều không thể có trong các dạng nguồn tin truyền thống và nó làm cho thông tin trở nên hấp dẫn hơn, dễ hiểu hơn, dễ truyền đạt hơn. - Tài nguyên điện tử cho khả năng truy cập từ xa trong mọi điều kiện không gian, thời gian. Trong môi trường truyền thông tin điện tử, về nguyên tắc, người dùng tin có thể tiếp cận tới nguồn tin từ mọi lúc, mọi nơi trên thế giới thông qua mạng máy tính. Người dùng tin có thể ngồi tại nhà, tại phòng làm việc thay vì phải đến thư viện vẫn có thể đọc được các cuốn sách, tạp chí hay truy nhập vào các CSDL của các thư viện, các cơ quan thông tin lớn trên khắp thế giới. - Tài nguyên điện tử cho phép nhiều người sử dụng cùng một tài liệu trong cùng một thời điểm. Khả năng tạo cho các cơ quan thông tin - thư viện có thể tổ chức phục vụ một số lượng người dùng tin nhiều hơn so với trong trường hợp phục vụ bằng nguồn tin truyền thống. - Tài nguyên điện tử được cập nhật rất nhanh chóng, thông tin trên các tài nguyên điện tử có thể được đổi mới hàng ngày, thậm chí hàng giờ. Đây là điều không thể có được đối với các nguồn tin truyền thống. 10 Các đặc điểm của nguồn tài nguyên điện tử có ảnh hưởng tới chiến lược và các phương pháp tổ chức, quản lý và bảo quản lâu dài tài nguyên điện tử. Những đặc điểm đó đòi hỏi phải áp dụng những phương pháp mới, hữu hiệu trong việc thực thi một số chức năng quản lý và lưu trữ cơ bản nhất. Vì vậy, trong công tác xây dựng và phát triển nguồn tài nguyên thông tin của thư viện cần phải hiểu rõ các đặc điểm của tài nguyên điện tử để tổ chức, quản lý chúng theo đúng những nguyên tắc lưu trữ tài liệu chuẩn mực. Tài liệu điện tử là một tài liệu thích hợp cho việc chỉnh sửa, truyền tải hay xử lý bằng một máy tính kỹ thuật số. Có thể dựa vào những đặc điểm dưới đây để phân biệt tài liệu điện tử với tài liệu dạng truyền thống: - Việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu: Nội dung của một tài liệu truyền thống được ghi trên một phương tiện vật lý (giấy...) và bằng cách sử dụng các ký hiệu (alphabet, chữ số, v.v...) mà con người có thể tiếp cận (đọc) trực tiếp được. Nội dung của một tài liệu điện tử, được ghi theo cách thức và trên một phương tiện vật lý (với mật độ cao trên một thiết bị từ tính hay quang học) mà con người không thể tiếp cận (đọc) trực tiếp được và được biểu diễn bởi các ký hiệu (ký tự nhị phân) bắt buộc phải được giải mã. Nói chung, khi một tài liệu điện tử được làm ra và lưu lại, nó được chuyển giao và chuyển đổi từ một dạng thức (format) người đọc sang đọc bằng máy. Phiên bản đọc bằng máy đó chính là phần thông tin được ghi lại cấu thành tài liệu. - Để tra cứu sử dụng tài liệu điện tử, việc chuyển giao và chuyển đổi sẽ đi theo chiều ngược lại. Do con người không thể đọc được nguồn tài nguyên điện tử như nó vốn có nên điều quyết định là sự chuyển đổi trở lại dạng thức người đọc được phải theo đúng các chỉ tiêu kỹ thuật như đã được sử dụng để chuyển đổi ban đầu. Để đạt được điều đó đòi hỏi người ta không chỉ phải bảo quản an toàn tài liệu mà còn phải có các phương tiện cần thiết (phần cứng và phần mềm) để đọc tài liệu và thực hiện việc chuyển đổi một cách chính xác cùng với những hoạt động kiểm soát nhằm bảo đảm rằng cái mà ta nhìn thấy chính là cái đã được ghi lại. - Sự liên kết giữa nội dung và phương tiện mang tin : 11 Nội dung của một tài liệu truyền thống được ghi lại trên một vật mang tin (phương tiện lưu trữ như giấy chẳng hạn) và không thể tách rời được khỏi phương tiện đó. Nội dung của một tài liệu điện tử cũng được ghi lại trên một phương tiện mang tin, nhưng đôi khi nội dung đó buộc phải tách biệt khỏi phương tiện ban đầu (nguyên gốc) và chuyển sang các phương tiện lưu trữ khác (và thường là ở dạng khác) khi được tiếp cận tra cứu hoặc do sự lạc hậu về công nghệ buộc người ta phải làm như vậy. Không như các tài liệu truyền thống, một tài liệu điện tử không hề gắn kết vĩnh viễn với một phương tiện hay thiết bị lưu trữ nào và do đó, khả năng xảy ra hư hỏng hay sai lệch gia tăng đáng kể. Điều đó đã đặt ra những vấn đề bổ sung trong việc bảo đảm duy trì tính xác thực và độ tin cậy của tài liệu. - Những đặc điểm về cấu trúc lôgic và cấu trúc thực thể (vật lý): Cấu trúc của một tài liệu truyền thống hiển diện rõ ràng trước mắt người sử dụng. Cấu trúc là một bộ phận không thể tách rời của một văn bản bất kỳ trên nền giấy và là một trong những tiêu chuẩn để đánh giá tính xác thực của tài liệu. Cấu trúc thực thể (vật lý) của một tài liệu điện tử không hề hiện diện và thường là rất xa lạ đối với người sử dụng thông thường. Cái mà người làm ra tài liệu tạo lập trên màn hình của mình là một kết quả của cấu trúc nhưng nó còn phụ thuộc vào hệ thống máy tính (phần cứng và phần mềm) và vào các chỗ trống còn lại trong thiết bị lưu trữ (chẳng hạn như đĩa cứng, đĩa mềm). Mỗi lần tài liệu được chuyển sang một thiết bị khác thì cấu trúc vật lý có thể thay đổi. Người sử dụng sẽ luôn phải cần đến một hệ thống máy tính có đủ khả năng truy nhập, tra tìm tài liệu và do vậy, phải có đủ khả năng để “đọc” cấu trúc vật lý. Nhưng ngoại trừ điều đó thì cấu trúc vật lý sẽ không có ý nghĩa và không đáng quan tâm đối với người sử dụng. Nói tóm lại, tài liệu không hề phụ thuộc vào bất kỳ sự ghi tin vật lý cụ thể nào. Khi cấu trúc vật lý của một tài liệu điện tử thay đổi và không hiện hữu thì nó không thể có cùng một vai trò như trong tài liệu truyền thống. Vì vậy, cần phải có một cấu trúc lôgic để có thể nhận diện hoặc phân định ranh giới từng tài liệu và trình diễn các phần tử cấu trúc nội tại (như các trường trong một sơ đồ hay bảng biểu, lề, đoạn v.v...). Nói chung, cấu trúc lôgic như vậy của một tài liệu điện tử thường là cấu trúc mà người tạo lập tài liệu tạo ra trên màn hình của mình. Để có thể được coi là hoàn chỉnh và xác thực thì tài liệu, bằng cách nào đó, phải giữ lại được cấu trúc đó và hệ thống máy tính phải tái tạo được cấu trúc đó khi chuyển đổi tài liệu trở lại dạng con người có thể đọc được. Cấu trúc lôgic của 12 một tài liệu điện tử được biểu diễn và được lưu lại dưới dạng các ký hiệu hay dữ liệu (ký tự thập phân). Vì vậy, các đặc tính kỹ thuật của phương pháp mã hóa đó phải luôn sẵn sàng cho bất kỳ lần truy nhập tài liệu nào. - Xác định, nhận diện tài liệu : Một tài liệu điện tử không thể nhận diện được bằng cách xem nó như là một thực thể vật lý mà thay vào đó nó tạo nên một thực thể lôgic, vừa là kết quả, vừa là bằng chứng về một hoạt động hay tác nghiệp công việc. Trong nhiều trường hợp, tài liệu điện tử có một bản song song trên tài liệu giấy tương ứng như thư tín, hợp đồng, biên bản ghi nhớ, bản đăng ký v.v... Trong những trường hợp khác, các bản song song với tài liệu truyền thống tương ứng không hiện diện một cách rõ ràng hay có thể nói là không có (như trong trường hợp của một số loại cơ sở dữ liệu, hypertext, bảng tính điện tử, các hệ thống đa phương tiện). Trong trường hợp đó, việc nhận diện tài liệu (và đôi khi còn cả nguồn gốc xuất xứ của chúng) sẽ còn gặp những khó khăn, thách thức lớn hơn. Ngoài những đặc điểm mang tính tích cực nêu trên, nguồn tài nguyên điện tử cũng có những đặc điểm hạn chế như sau: - Tính an toàn thông tin dễ bị vi phạm do việc sao chép thông tin từ các tài liệu điện tử rất dễ dàng, nhanh chóng. - Thông tin trên mạng dễ bị làm sai lệch thậm chí bị hủy hoại do những vi phạm vô tình hay cố ý của người sử dụng. - Tính ổn định của thông tin trong nguồn tài nguyên điện tử thường không đồng nhất, có tài liệu thì rất ổn định, tồn tại lâu dài như các tài liệu ghi trên CD - ROM, DVD-ROM nhưng lại có những tài liệu có tuổi thọ rất ngắn như một số bài báo xuất bản trên mạng Internet. Các đặc điểm nêu trên của nguồn tài nguyên điện tử có liên quan rất lớn đến việc tổ chức, quản lý và khai thác chúng trong các thư viện. 1.1.3. Các sản phẩm điện tử trong thư viện Xuất bản điện tử (E-Publishing) là sự phân phối thông tin, tác phẩm nghệ thuật hoặc phần mềm bằng điện tử thông qua Internet, CD - ROM hoặc các phương tiện điện tử khác. Nguồn tài liệu này có thể là sách, âm nhạc, bộ sưu tập thông tin, báo cáo v.v…. 13