Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn MỤC LỤC MỤC LỤC................................................................................................................1 MỞ ĐẦU..................................................................................................................3 1. Tính cấp thiết của đề tài:....................................................................................3 2. Tình hình nghiên cứu:........................................................................................4 3. Mục tiêu nghiên cứu:..........................................................................................5 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:.....................................................................5 5. Phương pháp nghiên cứu:...................................................................................5 6. Những đóng góp khoa học và điểm mới của khóa luận:....................................6 7. Kết cấu của khóa luận:.......................................................................................6 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ NHỮNG NGƯỜI HOẠT ĐỘNG KHÔNG CHUYÊN TRÁCH CẤP PHƯỜNG VÀ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC............................................................................................................7 1.1. Những người hoạt động không chuyên trách cấp phường:.............................7 1.1.1. Khái niệm..................................................................................................7 1.1.2. Số lượng....................................................................................................8 1.1.3. Đặc trưng...................................................................................................9 1.1.4. Vai trò......................................................................................................10 1.2. Bản mô tả công việc......................................................................................12 1.2.1. Khái niệm................................................................................................12 1.2.2. Nội dung..................................................................................................13 1.2.3. Quy trình xây dựng.................................................................................13 1.2.4. Yêu cầu....................................................................................................19 SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn 1.3. Nguyên tắc và căn cứ xây dựng bản mô tả công việc cho các chức danh không chuyên trách..............................................................................................21 1.4. Sự cần thiết phải xây dựng bản mô tả công việc cho các chức danh không chuyên trách cấp phường.....................................................................................22 CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CÁC CHỨC DANH KHÔNG CHUYÊN TRÁCH CẤP PHƯỜNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH.............................................................................................................25 2.1. Thực trạng về đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh....................................................................25 2.1.1. Thực trạng:..............................................................................................25 2.1.2. Vấn đề đặt ra:..........................................................................................33 2.2. Xây dựng bản mô tả công việc của các chức danh không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh....................................................................34 2.2.1. Quá trình xây dựng bản mô tả công việc................................................34 2.2.2. Bản mô tả công việc của 5 chức danh không chuyên trách cấp phường.39 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẢM BẢO THỰC HIỆN BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CHO CÁC CHỨC DANH KHÔNG CHUYÊN TRÁCH CẤP PHƯỜNG...............................................................................................................49 3.1. Xây dựng cơ sở pháp lý để đảm bảo thực hiện bản mô tả công việc............49 3.2. Xây dựng chương trình phân tích công việc.................................................52 3.3. Chuẩn hóa đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách..................60 KẾT LUẬN............................................................................................................65 TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................67 SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: Nguồn nhân lực là một nguồn lực đặc biệt, là yếu tố vận hành mọi nguồn lực khác và đóng vai trò quyết định đến sự tăng trưởng và phát triển của mọi quốc gia, tổ chức. Một tổ chức dù có máy móc hiện đại, tài chính dồi dào, nhưng con người của tổ chức không có năng lực, không được bố trí vào những công việc phù hợp với khả năng thì cũng khó thành công. Vì thế, công tác quản lý nguồn nhân lực đã, đang và sẽ trở thành một hoạt động quan trọng hàng đầu, quyết định sự thành công hay thất bại của mọi tổ chức. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định: “Cán bộ là gốc của mọi công việc”, “Công việc muốn thành công hay thất bại đều do cán bộ tốt hay kém”. Thực tế cái tốt, kém của mọi người đều có thể tăng lên hoặc giảm đi tuỳ thuộc khá nhiều vào cách thức và quá trình sử dụng họ. Cán bộ, công chức cấp cơ sở là nòng cốt của bộ máy chính quyền địa phương. Để xây dựng hệ thống chính trị cơ sở vững mạnh, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả, bên cạnh việc xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã có chất lượng thì cũng cần quan tâm đến việc xây dựng và phát triển đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã. Là một bộ phận quan trọng trong hệ thống chính trị ở cơ sở, những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho cán bộ, công chức cấp xã trong hoạt động quản lý, điều hành chính quyền cấp xã. Họ cũng chính là nguồn để bổ sung, phát triển đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã trong bộ máy chính quyền cơ sở trong tương lai. Tuy nhiên, công tác quản lý những người hoạt động không chuyên trách hiện nay vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế như: Hệ thống lương thiếu công bằng, chưa hợp lý; Việc đánh giá hoàn thành công việc chỉ dừng lại ở hình thức, không khuyến khích và thúc đẩy hiệu quả lao động; Định biên nhân sự vừa thừa, vừa thiếu… Những hạn chế này có nguyên nhân từ nhiều phía và để giải quyết vấn đề trên cần SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn có hệ thống các giải pháp đồng bộ. Một trong những giải pháp đó là xây dựng bản mô tả công việc cho những chức danh không chuyên trách cấp phường. Với bản mô tả công việc, tất cả các chức danh không chuyên trách đều được mô tả một cách chính xác, cụ thể về trách nhiệm, nhiệm vụ, mục tiêu thực hiện công việc cùng với các điều kiện tối thiểu cần thiết khác. Đây chính là cơ sở để thực hiện tuyển dụng, bố trí công việc, xác định giá trị công việc để xếp ngạch lương, đánh giá chất lượng hoàn thành công việc cho các chức danh này. Do đó, nếu tổ chức hành chính Nhà nước xây dựng được bản mô tả công việc tốt cho các chức danh không chuyên trách cấp cơ sở thì việc quản lý, sử dụng những chức danh này sẽ đạt được hiệu quả cao hơn, góp phần tạo nên sự vững mạnh và phát triển toàn diện của cả hệ thống chính quyền. Chính vì những yêu cầu cấp thiết trên, chúng tôi chọn vấn đề “Xây dựng bản mô tả công việc của các chức danh không chuyên trách cấp phường” nghiên cứu thực tế tại Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. Do đề tài là một lĩnh vực khá rộng nên chúng tôi chỉ xây dựng bản mô tả công việc của 5 chức danh không chuyên trách cấp phường. Tác giả hy vọng khóa luận sẽ đóng góp vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách nói riêng và bộ máy chính quyền cơ sở nói chung. 2. Tình hình nghiên cứu: Nhận thức được vai trò quan trọng của việc nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý, bố trí và sử dụng đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách cấp xã, những năm qua đã có một số công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách như sau: Luận văn Thạc sỹ: “Nâng cao chất lượng thực thi công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã qua nghiên cứu thực tiễn của tỉnh Hải Dương” của tác giả Lương Thị Quyên; SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn Luận văn Thạc sỹ: “Nâng cao năng lực thực thi công vụ của đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã ở thành phố Cần Thơ” của tác giả Võ Thị Thu Thủy; Luận văn Thạc sỹ: “Nâng cao chất lượng hoạt động của đội ngũ cán bộ không chuyên trách cấp phường từ thực tiễn tỉnh An Giang” của tác giả Phan Thị Tuyết Minh. Các đề tài trên là những tài liệu vô cùng quý giá đối với tác giả trong quá trình nghiên cứu. Nội dung chủ yếu của các luận văn là nghiên cứu về chất lượng thực thi công vụ của những người hoạt động không chuyên trách cấp xã. Tuy nhiên chưa có đề tài nào nghiên cứu về bản mô tả công việc của đội ngũ này tại Thành phố Hồ Chí Minh. 3. Mục tiêu nghiên cứu: Trên cơ sở hệ thống những vấn đề lý luận và thực tiễn có liên quan đến đề tài chúng tôi xây dựng bản mô tả công việc cho 5 chức danh không chuyên trách cấp phường và đề xuất một số giải pháp nhằm đảm bảo thực hiện bản mô tả công việc của các chức danh không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh trong thời gian tới. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Khóa luận tập trung nghiên cứu đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh và bản mô tả công việc của 5 chức danh không chuyên trách cấp phường như sau: Thủ quỹ - Văn thư - Lưu trữ; Bình đẳng giới - Trẻ em; Văn hóa thông tin - Thể dục thể thao - Gia đình; Cán bộ phụ trách Kinh tế; Lao động - Thương binh và Xã hội. Phạm vi nghiên cứu: Khóa luận nghiên cứu tại Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh từ năm 2009 đến nay. 5. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp thu thập thông tin như bản hỏi, phỏng vấn, quan sát, ghi chép SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn nhật ký công vệc. Phương pháp thống kê, so sánh, đánh giá, điều tra xã hội học. Phương pháp phân tích - tổng hợp. 6. Những đóng góp khoa học và điểm mới của khóa luận: Hệ thống hoá lý thuyết về những người hoạt động không chuyên trách cấp phường và bản mô tả công việc. Sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống để phân tích số lượng và chất lượng của đội ngũ những người hoạt động không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh. Áp dụng quy trình xây dựng bản mô tả công việc để hoàn thành 5 bản mô tả công việc cho 5 chức danh không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh. Đề xuất một số giải pháp phù hợp với thực tiễn tại Thành phố Hồ Chí Minh để đảm bảo thực hiện bản mô tả công việc của các chức danh không chuyên trách, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của họ. 7. Kết cấu của khóa luận: Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của khóa luận được chia làm 3 chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận về những người hoạt động không chuyên trách cấp phường và bản mô tả công việc. Chương 2: Xây dựng bản mô tả công việc của 5 chức danh không chuyên trách cấp phường tại Thành phố Hồ Chí Minh. Chương 3: Một số giải pháp nhằm đảm bảo thực hiện bản mô tả công việc cho các chức danh không chuyên trách cấp phường. SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ NHỮNG NGƯỜI HOẠT ĐỘNG KHÔNG CHUYÊN TRÁCH CẤP PHƯỜNG VÀ BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC. 1.1. Những người hoạt động không chuyên trách cấp phường: 1.1.1. Khái niệm. “Những người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã)” không phải là thuật ngữ mới, tuy nhiên chưa có một văn bản pháp luật nào có một định nghĩa cụ thể về thuật ngữ này. Những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã bao gồm những người làm việc tại các cơ quan Đảng, chính quyền, Đoàn thể không phải là cán bộ, công chức cấp xã. Họ không hưởng lương từ ngân sách nhà nước chỉ hưởng phụ cấp theo quy định. Vì vậy theo cách hiểu thống nhất trong khóa luận thì: “Những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã là công dân Việt Nam được tuyển dụng, bầu cử vào làm việc tại Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã, không phải là cán bộ, công chức cấp xã, không thuộc biên chế và không hưởng lương từ ngân sách nhà nước”. [10, tr.89] Căn cứ Nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ về chức danh, số lượng, một số chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách cấp xã và Quyết định số 59/QĐ-UBND của UBND Thành phố Hồ Chí Minh ngày 31 tháng 8 năm 2010 về số lượng, chức danh và chế độ, chính sách đối với cán bộ không chuyên trách phường, xã, thị trấn thì những người hoạt động không chuyên trách cấp phường bao gồm 21 chức danh, đó là: 1. Cán bộ Tổ chức; 2. Cán bộ Tuyên giáo; 3. Cán bộ Kiểm tra; 4. Cán bộ Văn phòng Đảng ủy; 5. Thường trực Khối Dân vận; 6. Phó Chủ tịch Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt nam; 7. Phó Bí thư Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; 8. Phó SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn Chủ tịch Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; 9. Phó Chủ tịch Hội Cựu chiến binh Việt Nam; 10. Phó Chủ tịch Hội Nông dân Việt Nam; 11. Chủ tịch Hội Người Cao tuổi; 12. Chủ tịch Hội Chữ thập đỏ; 13. Phó trưởng Công an xã (bán chính quy); 14. Phó Chỉ huy trưởng Quân sự; 15. Lao động - Thương binh và Xã hội; 16. Cán bộ phụ trách Kinh tế (công, nông, lâm, ngư nghiệp, kế hoạch, thương mại, dịch vụ); 17. Thủ quỹ - Văn thư - Lưu trữ; 18. Dân số - Kế hoạch hóa gia đình; 19. Văn hóa thông tin - Thể dục thể thao - Gia đình; 20. Bình đẳng giới - Trẻ em; 21. Thống kê Quân sự. 1.1.2. Số lượng. Khoản 3b, Điều 19, Nghị định số 29/2013/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2013 sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ quy định như sau: “Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quy định cụ thể số lượng và chức danh những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố”. Do đó số lượng của đội ngũ này không thống nhất trên phạm vi cả nước. Theo Thông tư liên tịch số 03/2010/TTLT-BNV-BTC-BLĐTBXH ngày 27 tháng 5 năm 2010 hướng dẫn thực hiện Nghị định 92/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ về chức danh, số lượng, một số chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; số lượng cán bộ chuyên trách và không chuyên trách ở cấp xã, phường, thị trấn như sau: Số lượng những người Phân loại xã, Số lượng cán bộ chuyên hoạt động không chuyên phường, thị trấn trách trách Loại I Không quá 25 người Không quá 22 người SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn Loại II Không quá 23 người Không quá 20 người Loại III Không quá 21 người Không quá 19 người 1.1.3. Đặc trưng. * Phần lớn những người hoạt động không chuyên trách giữ những vị trí không nằm trong hệ thống cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Theo khái niệm trên, những người hoạt động không chuyên trách không thuộc hệ thống cơ quan quản lý hành chính Nhà nước là: - Trưởng ban Tổ chức Đảng; - Trưởng ban Tuyên giáo; - Cán bộ Văn phòng Đảng ủy; - Phó Trưởng Công an (Nơi chưa bố trí lực lượng công an chính quy); - Phó chỉ huy Trưởng Quân sự; - Phó Chủ tịch Ủy ban Mặt trận Tổ quốc; - Phó các đoàn thể cấp xã: Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh; Hội liên hiệp phụ nữ; Hội nông dân; Hội cựu chiến binh; Chủ tịch Hội người cao tuổi; Chủ tịch Hội chữ thập đỏ Việt Nam. Như vậy trên phương diện chức danh, những người hoạt động không chuyên trách không thuộc cơ quan hành chính nhà nước có 12 chức danh trên tổng số 21 chức danh. * Đội ngũ này không được hưởng lương mà chỉ hưởng phụ cấp. Những người hoạt động không chuyên trách không được hưởng lương mà chỉ được hưởng phụ cấp. Căn cứ Điều 14, Nghị định số 92/2009/NĐ-CP thì phụ cấp và khoán kinh phí đối với những người hoạt động không chuyên trách như sau: Những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã được hưởng chế độ phụ cấp. Mức phụ cấp cụ thể của từng chức danh do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định với mức không vượt quá hệ số 1,0 mức lương tối thiểu chung. SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn Ngân sách trung ương hỗ trợ các địa phương theo mức bình quân bằng 2/3 so với mức lương tối thiểu chung cho mỗi người hoạt động không chuyên trách. Tại Thành phố Hồ Chí Minh căn cứ Hướng dẫn số 1372 /HDLS-NV-TC về số lượng, bố trí các chức danh cán bộ, công chức, những người hoạt động không chuyên trách và chế độ, chính sách đối với những người hoạt động không chuyên trách phường, xã, thị trấn theo Nghị định số 92/2009/NĐ-CP quy định mức phụ cấp hàng tháng tương đương hệ số 1,86 của mức lương tối thiểu chung và các khoản hỗ trợ khác của trung ương và địa phương. * Công việc của họ chưa được quy định cụ thể tại văn bản quy phạm pháp luật nào. Vì chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật nào nên công việc của đội ngũ này khác nhau ở từng địa phương. Tuy nhiên, đặc điểm chung về công việc của những người hoạt động không chuyên trách là được phân công đảm nhận một hoặc một số công việc cụ thể tùy theo năng lực và chuyên môn được đào tạo. Họ tham mưu, giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường trong lĩnh vực mà họ phụ trách, thực hiện những công việc mà cấp trên yêu cầu. 1.1.4. Vai trò. Theo thống kê của Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh, tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2011 thì số lượng cán bộ, công chức là 12000 người, trong đó: Những người hoạt động không chuyên trách có số lượng lớn là 5851 người, chiếm 48,7%. Đây được xem là một bộ phận có những góp quan trọng trong mọi lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội ở địa phương. Xuất phát từ vị trí và đặc trưng công việc của mình trong hệ thống hành chính nhà nước, những người làm việc không chuyên trách có ba vai trò chính, cụ thể là: SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 10 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn Thứ nhất, những người hoạt động không chuyên trách là lực lượng tham gia trực tiếp, tích cực vào nhiệm vụ quản lý chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và an ninh trật tự tại các UBND cấp phường. Như đã nói ở trên, những người hoạt động không chuyên trách chiếm một tỷ lệ lớn trong toàn bộ nền hành chính. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ mà họ đảm nhận, mỗi chức danh này đều có những công việc cụ thể phải làm liên quan đến công tác quản lý nhà nước trên địa bàn phường, xã và trực tiếp liên hệ với UBND quận về các hoạt động chuyên môn liên quan đến vị trí công việc. Như vậy, cũng như bất cứ một cán bộ, công chức nào, họ cũng có vai trò lớn đảm bảo hiệu quả hoạt động quản lý Nhà nước ở cơ sở. Thứ hai, những người làm việc không chuyên trách đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu, giúp UBND phường chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường trong lĩnh vực mình phụ trách. Bên cạnh việc thực hiện những nhiệm vụ riêng, những người hoạt động không chuyên trách có khả năng thực hiện công tác tham mưu, giúp đỡ UBND phường trong công tác quản lý hành chính Nhà nước. Thông qua quá trình làm việc thực tế và kinh nghiệm hoạt động tại cấp cơ sở, những ý kiến tham mưu, tư vấn của đội ngũ này chắc chắn sẽ có tác động tích cực giúp các UBND phường có những quyết định đúng đắn và phù hợp nhất với tình hình địa phương. Thứ ba, những người hoạt động không chuyên trách có những đóng góp tích cực trong việc đưa những chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước vào thực tế. Người làm việc không chuyên trách ở cơ sở là lực lượng gần dân nhất, là cầu nối trực tiếp nhất giữa cơ quan hành chính Nhà nước và nhân dân. Họ là những người trực tiếp giải quyết những công việc liên quan đến nhân dân địa phương, giúp mọi người dân hiểu rõ những quy định của pháp luật có liên quan đến vấn đề mà mình phụ trách. Nhờ những người này, những chủ trương, chính sách được tuyên truyền rộng rãi, nâng cao ý thức của người dân trong việc tuân thủ quy định SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 11 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn của pháp luật. Có thể nói, những người hoạt động không chuyên trách cấp phường chính là “cánh tay nối dài” của chính quyền cơ sở, góp phần củng cố niềm tin của nhân dân vào hoạt động của chính quyền các cấp. Tóm lại, mặc dù đội ngũ cán bộ không chuyên trách vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế về trình độ chuyên môn và năng lực thực thi công việc nhưng tầm quan trọng của họ thời gian qua đối với Nhà nước và nhân dân là không thể phủ nhận. Chính vì vậy, chúng ta cần phải đặc biệt quan tâm đến những chính sách, biện pháp để nâng cao chất lượng, lòng nhiệt huyết, tinh thần cống hiến họ, vì sự phát triển chung của cả hệ thống hành chính Nhà nước. 1.2. Bản mô tả công việc. 1.2.1. Khái niệm. Theo giáo trình Quản trị nguồn nhân lực do ThS. Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (chủ biên), NXB Lao động - xã hội, Hà Nội – 2004: “Bản mô tả công việc là một văn bản viết, giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề liên quan đến những vị trí công việc cụ thể”. Khoản 3, Điều 7, Luật cán bộ, công chức năm 2008 quy định: “Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị”. Nghị định 41/2012/NĐ-CP ngày 08 tháng 5 năm 2012 của Chính phủ quy định vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập quy định: “Vị trí việc làm là công việc hoặc nhiệm vụ gắn với chức danh nghề nghiệp hoặc chức vụ quản lý tương ứng; là căn cứ xác định số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức để thực hiện tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập”. Trong quản lý nguồn nhân lực luôn có sự phân biệt giữa “chức danh công việc” hay vị trí và “cá nhân” đảm nhận chức danh công việc. Do đó, cách hiểu SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 12 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn thống nhất trong khóa luận này thì bản mô tả công việc là bản mô tả những thông tin liên quan tới “chức danh công việc”. Như vậy “Bản mô tả công việc” thực chất chính là một văn bản cụ thể hóa những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến một vị trí công việc cụ thể. 1.2.2. Nội dung. Bản mô tả công việc không có tiêu chuẩn chung và chưa được quy định trong văn bản pháp luật nào. Chính vì vậy có rất nhiều mẫu bản mô tả được đưa ra trên thực tế, tuy nhiên trong khóa luận này chúng tôi đưa ra nội dung bản mô tả công việc như sau: - Nhận diện công việc: Tên công việc (chức danh); Phòng hoặc ban; Mã số công việc; Cán bộ lãnh đạo; Địa điểm làm việc; Tình trạng công việc… - Mục đích của vị trí công việc: Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục đích của vị trí công việc, thực chất trả lời câu hỏi “Vị trí này tồn tại để làm gì cho tổ chức?". - Trách nhiệm và nhiệm vụ: Phần này tóm tắt một cách chính xác về trách nhiệm và nhiệm vụ của từng vị trí công việc. Trách nhiệm là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công. Nhiệm vụ là những công việc mà một cá nhân, một bộ phận trong tổ chức phải gánh vác, phải nhận lấy để thực hiện nhằm hoàn thành trách nhiệm của mình. - Các mối quan hệ trong công việc: Các mối quan hệ trong cơ quan và ngoài cơ quan. Bao gồm cả mối quan hệ theo chiều dọc: Cấp trên, cấp dưới trực tiếp và quan hệ theo chiều ngang: Cùng cấp. - Điều kiện làm việc: Bao gồm các điều kiện thời gian làm việc, cơ sở vật chất, trang thiết bị dụng cụ phục vụ cho quá trình làm việc; Bên cạnh đó là các điều kiện về môi trường làm việc như: Điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, phương tiện đi lại khi thực thi công việc. SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 13 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn 1.2.3. Quy trình xây dựng. Để xây dựng bản mô tả công việc, chúng ta cần tiến hành phân tích công việc. Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Phân tích công việc là hoạt động cơ sở đầu tiên cho các hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác được thực hiện. Vì vậy chú trọng đến phân tích công việc là yêu cầu mang tính chiến lược trong việc thực hiện có hiệu quả quản lý nguồn nhân lực trong mọi tổ chức. Sau quá trình phân tích công việc, chúng ta sẽ có được 3 sản phẩm chính là bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn công việc và bản tiêu chuẩn kết quả công việc. Bản mô tả công việc Tuyển dụng, chọn lựa Đào tạo, huấn luyện Phân tích Bản tiêu chuẩn kết quả công việc Đánh giá nhân viên công việc Xác định giá trị công việc Bản yêu cầu chuyên môn công việc Trả lương, khen thưởng Bản mô tả công việc là kết quả căn bản của tiến trình phân tích công việc, nó mô tả một cách tóm tắt công việc. Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 14 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn Bản yêu cầu chuyên môn công việc là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc. Bản tiêu chuẩn kết quả công việc là các thước đo dựa trên cơ sở những kỳ vọng về kết quả công việc đối với một vị trí. Bản tiêu chuẩn kết quả công việc được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc (mức độ kết quả) so với những kỳ vọng đó. Nói cách khác, các tiêu chuẩn đánh giá đó chính là kết quả mong muốn sẽ đạt được nếu như những người giữ công việc thực hiện tốt công việc. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp chúng ta hiểu được tổ chức cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất. Đối với hầu hết các vị trí, bản tiêu chuẩn kết quả công việc bao gồm ba phạm trù: Chất lượng; Số lượng hoặc năng suất lao động; Thời hạn. Bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn công việc và bản tiêu chuẩn kết quả công việc là cơ sở quan trọng để tuyển dụng, chọn lựa, đào tạo, huấn luyện, đánh giá nhân viên, xác định giá trị công việc và trả lương khen thưởng một cách chính xác. Quy trình xây dựng bản mô tả công việc gồm 4 bước như sau: Lập kế Thu Phác Phê hoạch thập thảo bản chuẩn xây dựng thông mô tả bản mô bản mô tả tin công tả công công việc việc việc Bước 1: Lập kế hoạch Lập kế hoạch xây dựng bản mô tả công việc là cở sở đầu tiên để đảm bảo quá trình thực hiện chính xác và hiệu quả. Đây được xem là bước xác định những nội dung cụ thể liên quan đến quá trình xây dựng bản mô tả công việc, dự liệu những tình huống có thể xảy ra để có biện pháp xử lý kịp thời. SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 15 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn Bước lập kế hoạch xây dựng bản mô tả công việc cần làm rõ: Mục tiêu xây dựng bản mô tả công việc. Chức danh cần xây dựng bản mô tả công việc. Thời gian xây dựng bản mô tả công việc. Địa điểm xây dựng bản mô tả công việc. Nguồn nhân lực, tài chính đảm bảo tiết kiệm nhất và hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá? Công việc đó nhằm đạt được cái gì (Nhiệm vụ)? Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào (Trách nhiệm)? Kết quả công việc được đánh giá như thế nào (Kiểm tra)? Bước 2: Thu thập thông tin. Cần phải khai thác các thông tin có liên quan đến công việc như: Thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ thuộc công việc…; Thông tin về máy móc, thiết bị, công cụ, nguyên liệu…; Thông tin về điều kiện làm việc, an toàn lao động. * Nguồn thông tin: Sơ đồ tổ chức, quy định phân công nhiệm vụ đối với từng phòng chuyên môn của cơ quan; Các bản mô tả vị trí và tiêu chuẩn tại vị trí việc làm hiện tại (nếu có); Danh mục hồ sơ công việc hàng năm của cơ quan, đơn vị; Phân công nhiệm vụ của từng phòng chuyên môn; Các nhiệm vụ được giao thêm theo kết luận, quyết định của thủ trưởng cơ quan, đơn vị; Những người trực tiếp liên quan đến công việc cần mô tả như: Nhà quản lý trực tiếp, người trực tiếp thực thi công việc... * Phương pháp thu thập thông tin: Có thể sử dụng các phương pháp như: Quan sát, phỏng vấn, bản câu hỏi, nhật ký ngày làm việc và kết hợp các phương pháp lại với nhau. Phương pháp quan sát: Là phương pháp mà người cán bộ quản lý tiến hành quan sát một người hoặc một nhóm người thực hiện công việc và ghi lại đầy đủ các thông tin như người đó thực hiện như thế nào, ở đâu… Phương pháp này không SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 16 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn nên áp dụng cho các công việc khó quan sát như liên quan đến hoạt động trí óc và kết quả sẽ chính xác hơn khi loại bỏ được các yếu tố chủ quan của người quan sát và người được quan sát. Phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng: Đây là phương pháp mà người nghiên cứu sẽ ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của người lao động làm việc có hiệu quả và cả người làm việc không có hiệu quả để có thể khái quát và phân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc. Khi thực hiện phương pháp này người nghiên cứu sẽ thấy được sự linh hoạt trong thực hiện một công việc ở nhiều người khác nhau. Tuy nhiên sử dụng phương pháp này khá tốn thời gian, đồng thời cũng có hạn chế trong việc xây dựng các hành vi trung bình để thực hiện công việc. Phương pháp này rất thích hợp cho việc mô tả công việc và xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc. Phương pháp nhật ký công việc: Phương pháp này cho phép người lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện được công việc. Ưu điểm phương pháp này là thu được các thông tin theo sự kiện thực tế. Tuy nhiên nhược điểm là phương pháp này có độ chính xác không cao do bản thân người lao động cũng có thể không biết họ làm những gì để có thể thực hiện được công việc. Ngoài ra các thông tin thường bị gián đoạn vì người lao động còn phải làm việc nên sao nhãng việc ghi chép và các thông tin thường không nhất quán. Phương pháp sử dụng bản hỏi: Được thực hiện khi người lao động nhận được một danh mục các câu hỏi đã được thiết kế sẵn và họ sẽ điền thông tin vào đó. Trong bản hỏi này có thể có câu hỏi đóng, câu hỏi mở. Phương pháp này hiện đang được áp dụng phổ biến nhất khi tìm hiểu thông tin từ một số lượng lớn người và nó được thực hiện khá dễ dàng. Tuy nhiên cần lưu ý rằng các câu hỏi cần dễ hiểu và dễ trả lời để tránh gây khó khăn cho người trả lời. Phương pháp phỏng vấn: Đối với những công việc mà người nghiên cứu khó quan sát hoặc không có điều kiện quan sát thì nên sử dụng phương pháp này. Các thông tin sẽ được ghi chép lại theo những bản mẫu đã được quy định sẵn. Phỏng SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 17 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn vẫn theo mẫu giúp ta so sánh được các câu trả lời của những người lao động khác nhau khi cùng làm một công việc. Tuy nhiên để thực hiện được phương pháp này đòi hỏi khá nhiều thời gian. Hội thảo chuyên gia: Khi tổ chức sử dụng phương pháp này thì nhiều chuyên gia sẽ được mời đến dự một cuộc họp để thảo luận về những công việc cần tìm hiểu. Các ý kiến trao đổi sẽ được làm sáng tỏ và bổ sung chi tiết. Các chuyên gia có thể là người am hiểu về công việc, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND, giảng viên các trường đại học, bản thân những người hoạt động không chuyên trách. Phương pháp này được sử dụng để thu thập thông tin phục vụ nhiều mục đích phân tích công việc, xây dựng phiếu đánh giá thực hiện công việc. Tuy nhiên phương pháp này khá tốn kém về thời gian và tiền bạc nên thông thường chỉ những công việc có chức vụ cao và khó phân tích công việc thì phương pháp này mới được sử dụng đến. * Tiến hành thu thập thông tin: Sau khi xác định và thiết kế được các cách thu thập thông tin thì các cán bộ phân tích công việc sẽ tiến hành thu thập thông tin. Quá trình thu thập nên được dự tính từ trước để tránh lãng phí thời gian, tốn kém chi phí mà kết quả không cao. Vấn đề đặt ra đối với người thu thập thông tin là làm thế nào để có thể thu thập được những thông tin chính xác nhất và liên quan nhất đến công việc cần phân tích trong hệ thống thông tin khổng lồ có thể tiếp cận được. Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc Thông tin sau khi được thu thập cần được xử lý, xác thực, loại bỏ những thông tin không đúng, phân loại và tổng hợp các thông tin lại. * Thẩm định thông tin thu thập được: Là thẩm định lại độ chính xác của thông tin, bổ sung những thông tin còn thiếu, điều chỉnh những thông tin sai lệch, nhận được sự nhất trí của người thực hiện công việc về những thông tin và kết luận của phân tích. * Tiến hành viết bản mô tả công việc. SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 18 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn Bản mô tả công việc thường bao gồm 3 nội dung: - Phần xác định công việc: Tên công việc (chức danh công việc), mã số công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp. - Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: Là phần tường thuật một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. - Các điều kiện làm việc: Bao gồm các điều kiện về môi trường vật chất, thời gian làm việc, phương tiện đi lại. Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc Sau khi xây dựng bản mô tả công việc, người thực hiện cần lấy ý kiến góp ý từ phía những người có liên quan đến công việc (bao gồm nhà quản lý và người đảm nhận vị trí công việc). Ý kiến góp ý được xem xét và sử dụng để chỉnh sửa bản mô tả công việc cho phù hợp nhất, đảm bảo sự đồng thuận của các bên liên quan và tuân thủ quy định của pháp luật. Sau khi hoàn thiện, bản mô tả công việc cần có sự phê duyệt của người có thẩm quyền mới có thể đưa vào áp dụng trên thực tế. 1.2.4. Yêu cầu. Bản mô tả công việc là tài liệu không thể thiếu trong quản lý nguồn nhân lực, là cơ sở để thực hiện các công việc liên quan đến nguồn nhân lực như tuyển dụng, giao việc, đãi ngộ, đánh giá thành tích, đào tạo, bồi dưỡng... * Xây dựng một bản mô tả công việc tốt là rất quan trọng và theo chúng tôi cần đảm bảo những yêu cầu sau: Sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng, bắt đầu bằng nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian nhất hoặc mang tính trách nhiệm lớn nhất. Sử dụng cách diễn đạt nhiệm vụ cơ bản ở đầu và kết thúc với câu thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo yêu cầu, không liệt kê tất cả các nhiệm vụ. SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 19 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Phạm Thị Toàn Thể hiện các nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng và ngắn gọn, không sử dụng ngôn ngữ chuyên môn. Đề cập đến chức danh, vị trí chứ không phải là từng người cụ thể. Đảm bảo sự khách quan và chính xác khi mô tả công việc, phải mô tả theo cách nó phải được thực hiện trên thực tế. Sử dụng các từ có tính hành động, nhấn mạnh những gì mà người đảm nhận công việc cần phải làm mà không cần phải giải thích quy trình áp dụng. Mô tả một cách đơn giản và ngắn gọn, không làm cho bản mô tả công việc quá rườm rà, sự dài dòng của bản mô tả công việc không làm tăng tầm quan trọng của công việc. Bản mô tả công việc không phải cố định mà cần được cập nhật thường xuyên. * Một số lỗi cần tránh trong xây dựng bản mô tả công việc: Chức danh không chuẩn hoá, khó hiểu. Với bản mô tả công việc như vậy khi tiến hành tuyển dụng, người lao động sẽ không hình dung được công việc. Do đó, tổ chức có thể bỏ lỡ cơ hội tìm được ứng viên phù hợp. Điều này dẫn đến lãng phí thời gian và tiền bạc mà không tuyển được người như mong muốn. Mô tả những việc không làm trong thực tế. Sẽ làm sai lệch giá trị của công việc, dẫn đến thiếu chính xác và công bằng trong trả lương. Do vậy khi soạn thảo, cần đảm bảo mô tả đúng với thực tế, không đưa vào những việc mà họ không còn làm ở hiện tại cũng như những việc mà trong tương lai mới thực hiện. Mô tả quá chi tiết hoặc có quá nhiều thông tin. Bản mô tả công việc sẽ không thay thế cho mọi hướng dẫn, nội quy, quy định, cam kết…vì sẽ không bao giờ là đủ. Bản mô tả công việc sẽ nhanh chóng bị lỗi thời vì các hướng dẫn, quy định thường xuyên thay đổi. Mặt khác, quá nhiều thông tin trong bản mô tả làm cho người lao động khó xác định được những công việc chủ yếu mà họ phải làm là gì. SVTH: Nguyễn Văn Trà Trang 20